В гостях у редакции журнала - один из авторов Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, канд. ист. наук Валентина Федоровна Янковая. Мы решили узнать о новом документе из первых рук.
«Секретарь-референт»: Валентина Федоровна, объясните, пожалуйста, чем вызвано появление данного документа - Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти? Ведь прежние рекомендации утверждены не так уже и давно…
Подробнее Биологический словарь требует, чтобы их объединяли в течение более длительного периода времени. В одной папке файла должны быть файлы с одинаковым символом и меткой классификации. Папка может быть разделена на отдельные тома. Один файл должен иметь одну и ту же категорию архива.
Сотрудник, ответственный за файл, должен описать его и на титульной странице, выделите полное имя организации и имя организационной единицы в середине страницы, а в верхнем левом углу следует написать буквенное письмо из символа организационного подразделения и символа цифрового кода в соответствии с списком файлов. Кроме того, в правом верхнем углу работник определяет архивную категорию записи, указывая в случае не архивных материалов период, в течение которого должна храниться документация, а в середине полный пароль вводится в список файлов, дополненный типом документации, включенной в файл.
Валентина Янковая: В 2009 году Правительством Российской Федерации были утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (постановление от 15.06.2009 № 477). Данными Правилами установлен единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Одновременно этим же постановлением Правительства внесены изменения в типовые регламенты федеральных органов исполнительной власти (постановления Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (в ред. от 30.11.2009), от 28.07.2005 № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (в ред. от 30.11.2009), предусматривающие, что делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с новыми Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, а не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.
Организационные ячейки передают случаи, которые были рассмотрены в заводских архивах или хранилищах файлов через два года после окончания дела. Для передачи документов ячейка, ответственная за создание, обработку, хранение и передачу, требуется для организации файла. Папки файлов должны быть организованы сотрудниками в соответствии с одним списком файлов, и все страницы должны быть пронумерованы. Файлы сшиты, и все металлические части архивов, содержащие архивы, удаляются.
Передачи категорий А и В основаны на транспондерах. Передача архивных материалов основана на переписи, сделанной в четырех экземплярах, тогда как архивный материал категории В передается на основе переписей в трех экземплярах. Передающая ячейка останавливает одну из вышеуказанных копий.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти содержат общие, наиболее важные и принципиальные, положения об организации делопроизводства, но в них не отражаются вопросы технологии делопроизводства. В связи с тем что Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти теперь не является нормативным документом, на основе которого федеральные органы исполнительной власти разрабатывают свои индивидуальные инструкции по делопроизводству, было принято решение о подготовке Методических рекомендаций. Это решение также закреплено в постановлении Правительства Российской Федерации от 15.07.2009 № 477, в п. 4 которого говорится: «Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Исполняя это поручение, Росархив приказом от 23.12.2009 № 76 утвердил Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Передача записей должна производиться таким образом, чтобы документация за данный год была полностью передана. Там, где некоторые документы по-прежнему необходимы в ячейке, архив или библиотека арендуют его в ячейке, сделав соответствующую заметку в списке выбора вручную.
Файлы должны быть представлены полными ежегодниками. Те, которые по-прежнему необходимы для текущей работы, могут быть оставлены в организационном подразделении на основе аренды, т.е. размещая соответствующую аннотацию в платежной ведомости. Шах или Федерация. Во всех документах, объявлениях, публикациях и документах учреждения указываются его имя, место, регистрационный номер в Спортивном реестре и банковские счета. Шах обладает полномочиями по организации и проведению национальных шахи, национальных чемпионатов и шахматных соревнований.
«СР»: На какой круг пользователей рассчитаны Методические рекомендации?
В.Я.: Документ предназначен для служб делопроизводства федеральных органов исполнительной власти, специалистов в области документационного обеспечения управления, занимающихся разработкой нормативных документов в области делопроизводства. Поскольку Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определено (пункт 2 статьи 11), что правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами (не только федеральными органами исполнительной власти. - Прим. В.Я.), органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти, Методические рекомендации будут востребованы органами власти всех уровней. Учитывая, что у нас в стране мало методической литературы по делопроизводству, можно быть уверенными в том, что Методические рекомендации будут использоваться широким кругом специалистов в области документационного обеспечения.
Орган несет полную ответственность в соответствии с полномочиями, предусмотренными законом, за осуществление прав руководства, надзора и контроля над связанными спортивными сооружениями в соответствии с его Уставом, правилами, положениями и положениями, а также международными нормами. Шах организуется и действует на основании своего собственного Устава, разработанного в соответствии с положениями закона и Устава Международной шахматной федерации. Поправка к Статуту и учредительному акту подчиняется процедурам, предусмотренным законом, после получения мнения Национального агентства по спорту.
В.Я.: Прежде всего, Типовая инструкция - это нормативный документ, а Методические рекомендации - методический документ, то есть это методика разработки инструкции по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти. Методический документ устанавливает, каким образом, с помощью чего, основываясь на чем мы получаем определенный результат. Так же и в этом случае: Методические рекомендации определяют примерную структуру инструкции по делопроизводству, характер и содержание ее разделов. Кроме того, авторы постарались, по возможности, дать в Методических рекомендациях конкретный материал, который разработчики могут включать непосредственно в текст инструкций по делопроизводству (он вынесен в приложения).
Имеет центральную часть шахмат, согласно приложению. Шах стремится организовывать, развивать и продвигать шахматы на местном, национальном и международном уровнях во всех формах проявления в трех спортивных отраслях: практические шахматы, шахматы по переписке и шахматная композиция. Шах стремится популяризировать, распространять и развивать практику шахмат по всей стране как спортивный, научный, творческий, образовательный, культурный и художественный элемент, способствующий гармонии, справедливости, терпимости и честной игре.
Шах организует и выполняет свою работу над демократическими принципами, основанными на равенстве прав своих членов, без дискриминационного отношения к национальным, политическим, расовым, социальным или религиозным причинам. Раса обычно открыты для обоих полов. Конкурс, названный женским чемпионом или турниром, предназначен для шахматистов, а соревнование под названием чемпионат или мужской турнир зарезервировано для шахматистов. Хаа на условиях и в соответствии с положениями, предусмотренными законом.
«СР»: Прокомментируйте, пожалуйста, структуру Методических рекомендаций.
В.Я.: Методические рекомендации содержат три раздела («Общие положения», «Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству», «Структура и содержание Инструкции по делопроизводству») и приложения.
Раздел «Общие положения» определяет назначение и сферу действия Методических рекомендаций, содержит ссылки на законодательные и иные нормативные правовые акты, положенные в основу данного документа. Основное содержание Методических рекомендаций - это раздел III «Структура и содержание Инструкции по делопроизводству». Подразделы данного раздела выделены в соответствии с разделами Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. В разделе III Методических рекомендаций содержатся конкретные указания о том, какие вопросы делопроизводства должны найти отражение в соответствующих разделах инструкции по делопроизводству.
Хаха на условиях и в соответствии с правовыми положениями. Управление Румынской шахматной федерацией контролируется комиссией цензоров, состоящей из 3 цензоров, один из которых является председателем комиссии цензоров. Совет директоров устанавливает размер вознаграждения цензоров. Генеральная Ассамблея может назначить независимую внешнюю перепись, юридическое лицо, в соответствии с законом. Ревизионная комиссия будет назначаться Генеральной Ассамблеей в соответствии с законом. При осуществлении своих контрольных обязанностей цензоры имеют право на получение документов об экономическом и финансовом положении Федерации.
«СР»: Что представляет собой процедура разработки инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти с позиций Методических рекомендаций?
В.Я.: Методические рекомендации определяют основные этапы разработки инструкции по делопроизводству. Непосредственно этому посвящен раздел II Методических рекомендаций, который так и называется - «Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству».
Цензоры будут выполнять свои обязательства вместе или по отдельности в соответствии с законом. Сах может владеть, арендовать или использовать: спортивные площадки, земли, помещения, столовые, жилые помещения, а также другие объекты, необходимые для собственного профиля деятельности. Сах устанавливается в национальной валюте. В исключительных случаях Бухгалтер имеет право, по согласованию с Президентом, перейти к другой денежной системе в соответствии с действующим законодательством Румынии. В исключительных случаях бухгалтеру разрешается передавать финансовое управление в другое местное население в соответствии с действующим законодательством Румынии.
Методическими рекомендациями предусматривается, что инструкция по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти разрабатывается cлужбой делопроизводства на основании приказа федерального органа исполнительной власти, в соответствии с Правилами делопроизводства и с учетом Методических рекомендаций. Поскольку Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлено обязательное согласование инструкции с Федеральным архивным агентством, в Методических рекомендациях приводится последовательность процедуры согласования инструкции, в том числе если у Росархива имеются замечания. Методическими рекомендациями предусматривается проведение согласительных совещаний при наличии разногласий между Росархивом и разработчиками инструкции. Согласование инструкции по делопроизводству оформляется письмом Росархива, после согласования она утверждается приказом руководителя федерального органа исполнительной власти. Методические рекомендации предусматривают, что внесение изменений в утвержденную инструкцию по делопроизводству осуществляется также приказами руководителя федерального органа исполнительной власти, но только после согласования этих изменений с Росархивом.
Управление экономикой должно основываться на годовом бюджете, представленном казначеем и утверждаемом Генеральной Ассамблеей. Бухгалтер направляет в Генеральную Ассамблею для анализа и утверждения экономический баланс и соотношение доходов и расходов вместе с Аудиторским отчетом в результате проверки. После представления отчета, его рассмотрения и утверждения Генеральной Ассамблеей, Бухгалтерия освобождается от своих финансовых обязательств за соответствующий год в соответствии с действующим законодательством Румынии.
Каждый член оплачивает ежегодный членский взнос, определенный Генеральной Ассамблеей, до 1 марта каждого года. Бухгалтера назначают для создания этого постоянного фонда на специальном счете, на котором будут представлены спонсорские и пожертвования и взносы для: продвижения и продвижения шахмат, исключительных ситуаций в случае необходимости или катастрофы. Указанные права могут быть назначены Румынской шахматной федерацией в соответствии с положениями закона. Любое физическое или юридическое лицо, заинтересованное в чечарской деятельности, может заключать договорные отношения с Румынской шахматной федерацией.
«СР»: В разделе III «Создание документов в федеральном органе исполнительной власти» Правил делопроизводства содержатся лишь некоторые положения о бланках документов и определяется состав реквизитов, используемых при оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти. Какие еще вопросы, связанные с документированием, рассматриваются в Методических рекомендациях?
В случае роспуска Румынской шахматной федерации, Генеральной Ассамблеи членов или, в зависимости от обстоятельств, суд будет решать административную ликвидацию или банкротство. Решение о роспуске принимается единогласием голосов членов Генеральной Ассамблеи. Банкротство Румынской шахматной федерации и распределение имущества будут осуществляться в соответствии с действующими правовыми положениями. Стороны также могут выбирать произвольный путь.
Настоящий Устав может быть изменен в соответствии с законом дополнительным актом в соответствии с решениями Генеральной Ассамблеи на основе предложений, сделанных Президентом, Советом директоров, Директоратом или любым из аффилированных членов. Положения настоящего Устава дополняются положениями действующего румынского законодательства, применимого к Национальным федерациям спорта, юридическим лицам частного права, государственной службы. Промежуточные выборы могут проводиться в случае отставки или смерти лица или в особых ситуациях, предусмотренных настоящим Уставом.
В.Я.: Методические рекомендации определяют структуру и содержание раздела «Создание документов в федеральном органе исполнительной власти». Устанавливается, что в соответствующем разделе инструкции по делопроизводству должны найти отражение следующие положения:
● регламентация состава и вида бланков документов, используемых в федеральном органе исполнительной власти;
Президент является главным палачом Румынской шахматной федерации. Управлением и руководством Румынской шахматной федерации является Дирекция. Генеральная Ассамблея осуществляет законодательную власть. Генеральная Ассамблея контролирует и анализирует работу Совета директоров, Директората и связанных с ним спортивных сооружений. Для утверждения решений Генеральной Ассамблеи требуется, по крайней мере, половина плюс один из ее членов, а решения принимаются наполовину плюс одно из поданных голосов. Если Генеральная Ассамблея членов не может работать из-за невыполнения условий, предусмотренных в этом пункте, Генеральная Ассамблея, которая будет проходить путем повторного созыва, может обсуждать вопросы, перечисленные в повестке дня первой Генеральной Ассамблеи, независимо от количества присутствующих членов, половина плюс одно из поданных голосов.
● состав реквизитов и правила их оформления;
● правила подготовки и порядок представления в Правительство Российской Федерации проектов законодательных актов, проектов указов Президента Российской Федерации и проектов постановлений Правительства Российской Федерации;
● порядок подготовки нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти;
Согласование второй Генеральной Ассамблеи состоится в течение максимум 15 дней с даты первой Генеральной Ассамблеи и может быть объявлено в созыве первой Генеральной Ассамблеи в случае, если кворум не будет удовлетворен. Предложения на должность президента должны сопровождаться письменными программами каждого кандидата по стратегии и целями, которые он / она желает достичь в течение срока полномочий. Мандат может быть продлен в соответствии с положениями настоящего Устава. Если на должность Председателя предлагается один кандидат, Президент избирается непосредственно и открытым голосованием Генеральной Ассамблеей.
● оформление отдельных видов документов (приказов, распоряжений, протоколов заседаний (совещаний), деловой (служебной) переписки и др.).
Типовой инструкцией (пункты 2.5.3, 2.5.4) устанавливалось, что бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями и подлежат учету. Поскольку Правилами делопроизводства не предусмотрено требования изготавливать бланки документов типографским способом, в Методических рекомендациях говорится о том, что в инструкции по делопроизводству устанавливается, какие бланки изготавливаются типографским способом, а какие - средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники. Следовательно, решение о способе изготовления бланков федеральный орган исполнительной власти принимает самостоятельно и закрепляет его в инструкции по делопроизводству. Образцы бланков документов (приказа, распоряжения, постановления, письма, в том числе письма руководителя (заместителя руководителя) федерального органа исполнительной власти, протокола заседания (совещания) и др.) федеральных органов исполнительной власти (министерств, служб, агентств) приведены в приложениях к Методическим рекомендациям.
Для избрания Президента Федерации необходимо получить большинство поданных голосов и утвердить их. Если после первого голосования ни один кандидат не встретит одного плюс одного из поданных голосов, второе голосование будет проведено только с первыми двумя кандидатами в порядке, указанном числом голосов полученных в первом раунде. Если есть несколько кандидатов, которые получили равное количество голосов, превосходящих их, достигнутые следующим кандидатом, между ними будет проходить голосование. Если на втором месте будет больше кандидатов, которые получили равное количество голосов, бюллетень будет проходить между ними и первым кандидатом.
Правилами делопроизводства установлено, что образцы бланков документов утверждаются приказом федерального органа исполнительной власти. В Методических рекомендациях отмечается, что образцы бланков могут включаться в качестве приложений в инструкцию по делопроизводству. В Методических рекомендациях говорится о том, что решение о ведении учета бланков федеральный орган исполнительной власти принимает самостоятельно. Порядок учета бланков изложен в разделе 3.8 Методических рекомендаций, где согласно которому инструкция по делопроизводству в случае ведения учета бланков должна установить подразделение (работника), отвечающее за ведение учета бланков, форму журнала учета бланков и порядок выдачи бланков в структурные подразделения, возврата и уничтожения испорченных бланков.
Шах выбираются напрямую, только если они встречаются наполовину плюс одно из голосов, поданных и подтвержденных. В случае, если после первого тура голосования на должность вице-президента ни один из кандидатов не получит абсолютного большинства голосов, будет проведено второе голосование, в котором они будут участвовать, в порядке количества голосов, полученных на первый бюллетень, только топ-3 кандидата. Если в первом туре будут участвовать несколько кандидатов на пост вице-президента, все они будут участвовать во втором туре голосования.
Значительное место в Методических рекомендациях отведено вопросам оформления документов. Поскольку Правилами делопроизводства установлен только перечень реквизитов, используемых при оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти, в Методические рекомендации включено приложение «Правила оформления реквизитов документов», в котором изложен порядок оформления реквизитов применительно к федеральным органам исполнительной власти, даны соответствующие комментарии и примеры.В Методических рекомендациях содержатся конкретные положения о том, какие вопросы составления и оформления документов устанавливаются в инструкции по делопроизводству, начиная с вопросов оформления проектов законов Российской Федерации и заканчивая информационно-справочными документами федерального органа исполнительной власти. Кроме того, в приложения вынесены конкретные правила подготовки отдельных видов документов: «Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации», «Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации», «Подготовка и оформление проектов актов (постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации» и др.
«СР»: Многие организации, в том числе федеральные органы исполнительной власти, используют системы электронного документооборота, в которых могут быть реализованы различные технологии организации документооборота. Каким образом это учитывалось в Методических рекомендациях при подготовке соответствующего раздела?
В.Я.: В Методических рекомендациях имеется раздел «Организация документооборота». В делопроизводстве многих федеральных органов исполнительной власти используются различные системы электронного документооборота, поэтому выполнение отдельных технологических операций обработки документов определяется тем, как это реализовано программно-техническими средствами конкретной информационной системы. Например, при регистрации в одних случаях документов им присваиваются валовые порядковые (учетные) номера, в других - используются различные классификаторы, в результате чего генерируется регистрационный номер, имеющий более сложную структуру и состоящий из нескольких частей. Несмотря на такого рода различия, документооборот федеральных органов исполнительной власти должен основываться на общих принципах, а применение этих принципов на практике не должно зависеть от конкретной технологии обработки документов, реализованной в той или иной системе электронного документооборота. Именно поэтому в Методических рекомендациях, прежде всего, излагаются принципы организации документооборота, например:
● централизация операций по приему и отправке документов;
● распределение документов на документопотоки (совокупности документов одного вида или назначения), имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
● организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
● исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
● однократность регистрации документов;
● устранение необоснованных согласований проектов документов;
● временнáя регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
Кроме того, в разделе «Организация документооборота» выделены отдельные технологические участки обработки документов: прием и первичная обработка поступающих документов; предварительное рассмотрение документов; регистрация поступающих документов; порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей; организация работы с отправляемыми документами; регистрация отправляемых документов; отправка документов; регистрация и прохождение внутренних документов; порядок обработки и учета иностранной корреспонденции и даны рекомендации по изложению требований к выделенным участкам обработки документов в инструкции по делопроизводству.
В раздел «Организация документооборота» также включен подраздел «Учет и анализ объемов документооборота». Учет и анализ объемов документооборота ведется независимо от того, применяются в делопроизводстве федерального органа исполнительной власти средства автоматизации или нет, в целях совершенствования организации работы с документами, расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве поступающих и создаваемых документов анализируются службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти и представляются руководству федерального органа исполнительной власти в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
«СР»: В Правилах делопроизводства есть раздел V «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти», устанавливающий порядок хранения документов и дел в делопроизводстве. Какие вопросы методического характера нашли отражение в Методических рекомендациях применительно к данному разделу Правил?
В.Я.: Раздел «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти» имеет особое значение в инструкции по делопроизводству, поскольку из документального фонда органа власти в дальнейшем формируется архивный фонд, а часть документов затем поступает в состав Архивного фонда Российской Федерации. Соответственно, и в Методических рекомендациях этот раздел тоже очень важен. Фактически Методические рекомендации дают методику разработки тех разделов инструкции по делопроизводству, которые обеспечивают формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти. Это разработка и ведение номенклатуры дел; формирование дел и их текущее хранение; подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение; уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения; передача дел на архивное хранение.
К данному разделу Методических рекомендаций имеется ряд приложений, в которые вынесены не только формы документов, применяемых в делопроизводстве при формировании документального фонда организации, но и в некоторых случаях конкретный порядок выполнения отдельных видов работ. В частности, в виде приложений изложены: порядок заполнения граф номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти; порядок формирования дел в федеральном органе исполнительной власти, учета и хранения дел; порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
Таким образом, изложенная в разделе методика регламентации порядка формирования документального фонда федерального органа исполнительной власти дополняется конкретным материалом, который может быть непосредственно использован в соответствующем разделе инструкции по делопроизводству.
«СР»: Нельзя обойти стороной и вопросы организации работы с электронными документами. Как известно, Правила делопроизводства сделали первый шаг в этом направлении, закрепив некоторые положения организации работы с электронными документами в делопроизводстве. Что нового в этом плане в Методических рекомендациях?
В.Я.: Раздел Методических рекомендаций «Особенности работы с электронными документами» определяет, что в инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений при использовании системы межведомственного электронного документооборота в соответствии с теми актами, которыми регулируется порядок функционирования системы межведомственного электронного документооборота (постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»).
В Методических рекомендациях подчеркивается, что инструкцией по делопроизводству федерального органа исполнительной власти должно быть предусмотрено, что составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. В связи с тем что в настоящее время федеральные органы исполнительной власти в большинстве случаев используют электронные документы, являющиеся электронными образами соответствующих документов на бумажном носителе, полученными посредством сканирования, внешняя форма электронных документов при их визуализации на экране монитора и при распечатке на бумажном носителе соответствует внешней форме подлинника документа, созданного на бумаге. По мере того как будет происходить отказ от первоначального создания документа на бумаге (прежде всего, речь идет о документах временных сроков хранения) и документ будет создаваться как электронный, можно будет ставить вопрос об изменении внешней формы документа и отказа от обязательного наличия на документе всех тех реквизитов, которые присутствуют на документе, созданном на бумажном носителе.
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационную карточку документа. Состав обязательных сведений определен Правилами делопроизводства. В соответствии с установленными обязательными сведениями в Методических рекомендациях приводится таблица, раскрывающая их содержание (см. с. ___).
|
Наименование сведений о документе |
Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку |
|
1. Адресант |
Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) |
|
2. Адресат |
Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат») |
|
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ |
В соответствии с реквизитом «Подпись» |
|
4. Вид документа |
В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа |
|
5. Дата документа |
В соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует |
|
6. Номер документа |
В соответствии с номером, присвоенным документу автором |
|
7. Дата поступления документа |
Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе) |
|
8. Входящий номер документа |
Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) |
|
В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите |
|
|
10. Наименование текста |
|
|
11. Индекс дела |
Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа |
|
12. Сведения о переадресации документа |
На основании резолюции на документе (реквизит «Указания по исполнению») |
|
13. Количество листов основного документа |
Количество листов основного документа |
|
14. Количество приложений |
Количество приложений |
|
15. Общее количество листов приложений |
Общее количество листов приложений |
|
16. Указания по исполнению документа |
Резолюция, или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения |
|
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя |
Должность, фамилия и инициалы исполнителя |
|
18. Отметка о конфиденциальности |
В соответствии с реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу» («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.) |
Как отмечается в Методических рекомендациях, инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.
Методические рекомендации предусматривают, что исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например: «Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы».
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела (то есть Росархива).
«СР»: Можно ли понимать так, что Методические рекомендации строго определяют структуру и содержание инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти? Могут ли федеральные органы исполнительной власти включать в инструкцию разделы (положения), не предусмотренные Методическими рекомендациями?
В.Я.: Конечно, это возможно. Нужно отметить, что в Методические рекомендации включены разделы, которых нет в Правилах делопроизводства: это разделы «Работа исполнителя с документами»; «Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов». Для правильной организации работы с документами эти разделы чрезвычайно важны, на практике, в действующих инструкциях они, как правило, присутствуют. Если служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти полагает целесообразным отразить в инструкции по делопроизводству иные вопросы организации работы с документами, она вполне может это сделать. В любом случае инструкция по делопроизводству должна отражать специфику работы с документами в федеральном органе исполнительной власти, не нарушая общих, установленных для всех органов власти, норм и правил.
«СР»: Валентина Федоровна, спасибо за интервью! Но несмотря на подробные ответы, одним интервью знакомство читателей с новыми Рекомендациями ограничивать не хочется, будем ждать Ваших статей!
В.Я.: Всегда рада писать для заинтересованной аудитории!
31 января 2011 г. 11:48Выдержки из методических рекомендаций. Полный текст с приложениями (пояснениями и образцами) можно найти на сайте Росархива (http://archives.ru/methodics/instr-office-work.shtml).
3.6. Особенности работы с электронными документами
В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.
При этом, целесообразно предусмотреть следующие положения.
Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются Службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и поступающие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнении электронного образа документа с подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника Службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.
Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти , в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.
При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
Для подтверждения подлинности электронных документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные цифровые подписи.
Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
При получении электронных документов от других органов власти или организаций Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.
При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в данном федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.
В соответствии с приложением к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2010 г № 477 , федеральные органы исполнительной власти применяют Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти. К таким сведениям относятся:
1. Адресант
2. Адресат
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
4. Вид документа
5. Дата документа
6. Номер документа
7. Дата поступления документа
10. Наименование текста
11. Индекс дела
12. Сведения о переадресации документа
13. Количество листов основного документа
14. Количество приложений
15. Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности
Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. № 19, ст. 2060), заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например:
Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в области архивного дела.
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Поступившие из структурных подразделений в архив федерального органа исполнительной власти электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.