Потоки информации и движение документов образуют докумен тооборот.
Все документы имеют общие и специальные функции. Общие функции:
Информационная (документ создают для сохранения информации);
Социальная (документ является социально значимым объектом, т. к. связан с определенной социальной потребностью);
Коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);
Эта модернизация в ее административной рутине позволит другим профессиям привлечь внимание и время, поскольку таким образом она минимизирует работу физической организации документов. Возможность иметь такую систему доступна по доступной цене и гарантирует успех при организации и управлении вашими документами. Дифференциалы на рынке требуют, чтобы вы всегда были впереди других, обладающих технологиями, которые предоставляют вам хорошо структурированную базу, которая дает условия для вашей коммерческой конкурентоспособности, повышая ваш бизнес.
Культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции). Специальные функции:
Управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели);
Правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе);
Историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества).
Попробуйте бесплатно или посмотрите демоверсию
Обеспечьте этот успех, чтобы ваша компания сохраняла все ваши документы, организовывалась, хранилась и делилась с цифровой платформой управления. Попробуйте это решение в своей среде. Если вы предпочитаете, запросите интерактивную демонстрацию, чтобы наша техническая команда могла представить решение в режиме реального времени и задавать вопросы посредством видеоконференции.
Статья 50 Внедрение систем. Государственные администрации несут ответственность за внедрение в планы развития проектов автоматизированных информационных систем для внедрения компьютерных протокольных систем в реализацию положений этого уникального текста.
Электронный документооборот предполагает наличие двух обязательных компонентов:
Система автоматизации документооборота,
Программное обеспечение.
Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые редакторы и электронные таблицы.
Государственные администрации предоставляют конкретные исполнительные проекты для замены регистров бумажного протокола на компьютерные системы, соответствующие положениям этого уникального текста. Каждая администрация определяет в рамках своего собственного заказа офисы, которые будут рассматриваться для единообразного или скоординированного управления документами для крупных однородных организационных областей, обеспечивая единую классификацию и критерии архивирования, а также внутреннюю связь между самими областями.
Департаменты центрального правительства должны обеспечить компьютеризированное управление документами в существующих регистрационных бюро протокола на дату вступления в силу этого единого текста в Генеральных директоратах и крупных департаментах, которые соответствуют им, отделам, центральным офисам бюджет, секретариаты кабинета.
Малые и средние предприятия с большим объемом документооборота, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом.
Использование компьютеров не меняет основных задач и принципов делопроизводства, а лишь помогает более эффективно организовывать работу с документами.
Статья 52 Система управления компьютерными документами. Компьютеризированная система управления документами в сокращенной форме «система» должна. Статья 53 Запись протокола. Запись протокола для каждого документа, полученного или отправленного государственными администрациями, осуществляется путем хранения следующей информации.
Система должна позволять производить ежедневный протокол протокола, состоящий из списка информации, введенной с помощью операции записи протокола в тот же день. По указу Председателя Совета Министров по предложению Управления общественной информации по согласованию с министром государственной службы технические правила, критерии и характеристики информации, предоставленной при регистрации протокол.
а) Электронное делопроизводство с использованием пакета программ Microsoft Office. Создание стандартных бланков документов для делопроизводства (приказы, распоряжения, инструкции, письма, отчеты и т. д.) можно осуществить, применяя автоматизированные офисные технологии с применением пакета программ Microsoft Office. Существуют значительные преимущества электронного делопроизводства по сравнению с ручным изготовлением.
Документы, полученные и отправленные администрацией и всеми компьютерными документами, подлежат обязательной регистрации. Должностные лица, официальные бюллетени и уведомления государственного органа, циркулярные уведомления и другие положения, статистические материалы, внутренние подготовительные документы, газеты, журналы, книги, рекламные материалы, приглашения на мероприятия и все документы, уже подлежащие определенной регистрации администрации.
Статья 54 Информация отменена или изменена. Отмененная информация должна храниться в базе данных для обработки в соответствии с процедурой. Однако процедура аннулирования указывает, в зависимости от обстоятельств, указание или знак в всегда видимой позиции, чтобы позволить считывать всю исходную информацию вместе с датой, идентификатором оператора и деталями разрешение на авторизацию.
б) Специальные системыэлектронного документооборота. Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.
Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной органг зации хранения.
Статья 55 Маркировка протоколов. Подпись протокола - это прикрепление или объединение исходного документа документа, который не может быть изменен навсегда, информации, относящейся к самому документу, что позволяет однозначно идентифицировать каждый документ.
Операция сигнатуры протокола должна выполняться одновременно с операцией записи протокола. Операция подписи протокола может включать идентификационный код офиса, которому назначен документ, или код офиса, который подготовил документ, индекс классификации документов и любую другую полезную или необходимую информацию, если такая информация уже доступны при протоколировании протоколов.
Системы с развитыми средствами workflow (WF) - "поток работ". Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). К работам могут быть привязаны документы, но не они являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.
Администрация, которая получает компьютерный документ, может использовать эту информацию для автоматизации операций регистрации протоколов принятого документа. По указу Председателя Совета Министров по предложению Управления общественной информации в государственной администрации совместно с министром государственной службы формат и структура информации, связанной с компьютерным документом в соответствии с пунктом.
Статья 56 Минимальные операции и информация о системе управления информацией о документах. Операции регистрации, упомянутые в статье 53, и операции подписания протокола, упомянутые в статье 55, а также операции по классификации, являются необходимыми и достаточными для проведения государственными администрациями компьютеризированной системы управления документами.
Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируютих исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, поэтапного внедрения, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.
Статья 57 Номер протокола. Номер протокола является прогрессивным и состоит из не менее семи числовых цифр. Нумерация обновляется каждый календарный год. Статья 58 Доступ к документам и системной информации. Критерии выбора могут состоять из простых выражений или комбинаций выражений, связанных друг с другом с помощью логических операторов.
Для текстовой информации должно быть возможно указать условия поиска для отдельных слов или частей слов, содержащихся в тексте. Система должна предоставлять возможность статистической обработки записанной информации, чтобы облегчить деятельность по контролю.
Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов во внутренней сети организации, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп ь крупных фирмах и государственных структурах.
Статья 59 Внешний доступ. Для осуществления права доступа к административным документам может использоваться вся информация о системе управления документами, в том числе посредством использования процедур приложения вне системы и инструментов, которые позволяют прямое получение информации от заинтересованная сторона.
Статья 60 Доступ государственных администраций. Государственные администрации, которые через свои компьютерные приложения получают доступ к компьютеризированной системе управления документами крупных однородных организационных областей, упомянутых в пункте 4 статьи 50, принимают соглашения о присоединении, установленные в рамках технических стандартов и критериев, реализация единой сети государственных администраций.
Системы, имеющие развитые дополнительные сврвисы. Могут иметь различные уровни сложности. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, электронной почты и пр.
Системы документооборота, представленных в России: Docs Fusion и Docs Open, Documentum, LanDocs, Microsoft SharePoint, Portal Server, Optima Workflow, "БОСС-Референт", "Дело", "Евфрат", Company Media, Lotus Domino.doc, "Эффект-Офис". Информацию об этих системах можно узнать на сервере конференции Docflow, http:/www. Docflow.ru и др.
Государственные администрации, обращающиеся к системам управления документами через единую сеть государственного управления, используют минимальные и общие функции доступа, чтобы получить следующую информацию. Для целей настоящей статьи государственные администрации самостоятельно, на основе информации, предоставленной Управлением государственного управления, определяют технические и организационные критерии доступа к документам и информации системы управления ИТ документы.
Статья 61. Служба управления документами и архивами документов. Каждая администрация устанавливает службу для хранения компьютерного протокола, управления потоками документов и архивами в каждой из крупных, однородных организационных областей, определенных в статье. Служба размещается непосредственно в одной и той же однородной организационной области.
Во всех системах имеется интеграция с приложениями Microsoft Office, генерация отчетов, стандартные средства поиска.
Внешний электронный документооборот. Как известно, проблема обмена корреспонденцией между организациями, использующими различные системы электронного документооборота (СЭД), достаточно злободневна. Документооборот между двумя разными организациями и сегодня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной информацией. До сих пор этот процесс выглядел следующим образом: документ, созданный в СЭД одной организации, распечатывался на бумажный носитель, доставлялся курьером или обычной почтой в другую организацию, где он сканировался и вводился в новую СЭД. С учетом того, что внутри каждой из этих организаций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, предназначенного для внешнего обращения, подвергается вышеописанной процедуре неоднократно.
Исполнительный орган или должностное лицо отвечает за обслуживание, в любом случае имеющее подходящие профессиональные требования или технические архивные навыки, приобретенные после учебных процессов, определенных в соответствии с процедурами, установленными действующей дисциплиной.
Служба выполняет следующие задачи. Статья 62 Процедуры спасения и хранения данных. ИТ-администратор системы управления документами имеет право выполнять операции по спасению данных на съемных носителях. Допускается передавать сменные носители информации в протокольную информацию, относящуюся к файлам, относящимся к завершаемому производству.
Принятие закона об электронно-цифровой подписи отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями. Одной из задач целевой федеральной программы "Электронная Россия" является объединение государственных органов власти единой системой электронного документооборота.
Передаваемая информация всегда доступна. С этой целью ИТ-администратор, ответственный за систему управления документами, в связи с эволюцией научно-технических знаний, по крайней мере в течение пяти лет, воспроизводит информацию о компьютерном протоколе на новых компьютерных носителях.
Информация об ИТ-управлении документами является неотъемлемой частью индексации и организации документов, которые подлежат замене процедур хранения. Статья 63 Чрезвычайный регистр. Контроллер для обслуживания компьютерного протокола, управления потоками документов и архивов также разрешает ручную запись операций записи протокола в один или несколько регистров аварийных ситуаций, когда по техническим причинам невозможно использовать обычную процедуру компьютер.
Появление нового XML-формата, одним из наиболее перспективных вариантов, применения которого является переход на единую систему электронного документооборота, позволит существенно по высить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями. XML-технология состоит в том, чтобы отделить данные (содержание) от их визуального представления (формы и формата), что позволяет представлять один и тот же документ в различных формах и форматах.
Причина, дата и время начала прерывания, а также дата и время сброса системы сообщаются в журнале аварийной ситуации. Если невозможность использования ИТ-процедуры выходит за рамки 24 часов, по соображениям исключительной серьезности сотрудник по обслуживанию протокола может разрешить использование аварийного журнала для последующих периодов продолжительностью не более одной недели. Детали разрешения авторизации должны быть указаны в журнале аварийной ситуации.
Для каждого дня регистрации в чрезвычайных ситуациях общее количество операций, записанных вручную, сообщается в журнале аварийной ситуации. Численная последовательность, используемая для записи в чрезвычайных ситуациях, также после последующих перерывов, должна тем не менее обеспечить уникальную идентификацию документов, записанных в рамках документальной системы однородной организационной области.
Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения.
Информация об аварийных протоколах включена в компьютерную систему с помощью «функции поиска данных» без каких-либо задержек в восстановлении функциональности системы. На этапе восстановления каждому документу, записанному в чрезвычайной ситуации, назначается ряд протокол обычной компьютерной системы, который поддерживает корреляцию с числом, используемым в чрезвычайной ситуации.
Статья 64 Система управления потоками документов. Государственные администрации отвечают за управление административными процедурами посредством автоматизированных информационных систем, оценивая их проекты с точки зрения соотношения затрат и выгод на основе информации, предоставленной Управлением общественной информации в государственном управлении.
То, что еще 10 лет назад казалось исключением из правил, сегодня становится нормой. Это касается очень многих областей человеческой жизни, особенно - деловой сферы.
Ведь какими бы темпами ни шагал прогресс, документы были и остаются очень важной, пожалуй, даже, самой важной частью хозяйственной и коммерческой деятельности, как крупного предприятия, так и частного предпринимателя, не имеющего даже наемных работников. Электронное делопроизводство - термин, который все чаще употребляется во всех областях деятельности и уже никого не удивляет.
Почему? Потому что документы буквально пошагово фиксируют весь процесс деятельности, весь объем информации, необходимый для результативной работы.
Работа с документами, особенно с их большими объемами, уже давно стала своеобразным камнем преткновения и поводом для шуток, как веселых, так и не очень.
Утери документов, заминки и ошибки в их оформлении стали своеобразными печальными традициями. Дабы максимально избежать вышеперечисленных проблем и ускорить процесс документообразования, основная масса крупных и средних предприятий в последнее время активно переходит к электронному документообороту и электронному делопроизводству в целом.
Эти два понятия, хоть и вытекают один из другого, но все же, не являются одним и тем же. Делопроизводство - это процесс непосредственного создания документа и организация работы с ним: дальнейший поиск, хранение и контроль передвижения.
А именно процесс передвижения и есть то, что принято назвать документооборотом: от момента создания или получения документа до окончания работы с ним.
Эту самую работу как бы контролирует тот процесс, который называется делопроизводством.
Официально такая терминология звучит немного пугающе, а на крупных предприятиях обилие бумажной документации именно так и выглядит, подтягивая за собой множество проблем, как крупных, так и мелких. И именно это заставляет даже самых консервативно настроенных руководителей переводить свое делопроизводство на электронные рельсы, охватывающие весь процесс «от и до».
Но, оказалось, сделать это в странах постсоветского пространства не так-то просто! Долгое время электронное делопроизводство с одной стороны - приветствовалось, с другой - не имело достаточной юридической силы. Ситуацию значительно облегчило введение электронной подписи, которая стала как бы гарантом подлинности и правильности оформления документа.
Технических трудностей все равно достаточно много. Начиная от недоработок программного обеспечения и заканчивая внутренней политикой различных (особенно частных) предприятий. Ведь для правильного обмена документами в электронной форме, в таком ключе должны работать оба контрагента, что на практике происходит далеко не всегда.
Из-за этого, и еще из-за консервативного желания «подстраховаться» зачастую электронные документы оседают на полках в виде своих бумажных копий. Но все равно, их становится заметно меньше. А это, наряду с автоматизацией создания документа и облегчением контроля его передвижения, делает весь процесс делопроизводства заметно более быстрым, а значит - эффективным. К тому же, существенно экономит место в помещении.