Ко мне часто обращаются с вопросом: «Где можно взять шаблоны текстов для голосового приветствия?». В этой статье я хочу привести разных компаний. На основе этих сценариев вы сможете самостоятельно написать текст и затем заказать IVR запись. Для удобства я подписал род деятельности компаний.
Приветствие для компании специализирующейся на производстве фасадных систем, ворот и дверей:
Оптимальная длина телефонного приветствия
Мы убеждены, что этот сегмент путешествий обладает большим потенциалом роста. С другой стороны, количество прямых заказов по-прежнему растет. Кроме того, клиент также желает надежного туроператора в онлайн-продажах, предлагая высокое качество и лучший сервис по привлекательным ценам, - говорит Тот.
По данным Немецкой ассоциации путешествий, немцы являются чемпионами мира по путешествиям. Для иностранных поездок они тратят около 64, 9 млрд. Евро в год, транспортные расходы в Германии еще выше - около 69, 7 млрд. Доля онлайн-заказов пакетных праздников в общем объеме поездок составляет около 15 процентов, при этом наблюдается сильная тенденция роста. Ежегодно около 1, 3 миллиона клиентов компания является одним из крупнейших прямых туроператоров в Центральной Европе. Некоторые тестеры довольно роскошная ситуация, чтобы получить много запросов для тестирования продуктов в день.
«Здравствуйте. Вас приветствует компания АБВ. Если вас интересуют навесные фасадные системы, нажмите 1, ворота и двери нажмите 2, если вы знаете внутренний номер сотрудника, наберите его в тоновом режиме. Оставайтесь на линии, ваш звонок очень важен для нас».
Следующий автоответчик был записан для интернет провайдера:
Вы тоже можете такой успешной тестеры продукции являются, если вы будете следовать советам этого блога. Читайте здесь, как найти продавцов, и как вы можете использовать его для автоматического ответа затем посмотреть на варианты в мире и может взять лучшее.
Предлагают воспользоваться альтернативными каналами поддержки для решения неотложных проблем
Прежде всего, вы, конечно, должны быть найдены продавцами. Самый простой способ, если вы указать адрес электронной почты в вашем профиле Амазонки и указать, что вы готовы испытать продукты. То же самое относится, если у вас есть тестовый продукт блог или хотите построить. Опять же, вы должны указать дополнительный адрес электронной почты.
«Здравствуйте! Вас приветствует служба подключения домашнего интернета и цифрового телевидения АБВ! Если вы хотите подключить домашний интернет или телевидение, нажмите 1. А, если у вас есть вопросы по уже существующему договору или вам необходима техническая поддержка, нажмите цифру 2. Пожалуйста, выберите интересующую Вас компанию: Билайн – нажмите 1. Домру – нажмите 2. Ростелеком – нажмите 3».
Тогда вы, возможно, не удастся ответить на все, может быть, вы даже не можете открыть все. Конечно, вы не должны отвечать на все запросы. Вежливый, но это было бы, и кто знает, может быть, продавец прямо сейчас не правильный продукт для вас, но если он получает ответ, он попробовал это, возможно, снова с другим через некоторое время.
Их автоматический мастер электронной почты
Если вы используете отдельный адрес электронной почты для тестовых запросов дополнительное преимущество в том, что вы можете легко настроить автоматический ответ. Как это работает и как сформулировать это стоит в следующем разделе. Во всех крупных почтовых служб можно легко настроить автоматический ответ.
Иногда возникает необходимость сделать для праздничных дней, вот пример такого текста:
«Здравствуйте! Спасибо за ваш звонок!
С 1 по 10 января наша компания работает для вас в удаленном
режиме.
В праздничные дни вы можете отправить свой запрос по электронной почте или через форму обратной связи на нашем сайте.
Офис на улица А, 123, заработает с 11 по обычному расписанию.
Для связи со специалистом наберите в тоновом режиме добавочный номер или дождитесь ответа дежурного оператора.»
Здесь вы должны выбрать «всегда», как период, или оставить дату окончания открытой. Тогда все, кто посылает вам электронное письмо по этому адресу получит автоматический ответ. В тексте вашего ответа, вы должны поблагодарить его за электронную почту и написать, что вы будете обращаться, если вы заинтересованы в тестируемом продукте. В идеале вы пишете текст на немецком и английском языках.
Вы можете сделать так, как использовать следующий шаблон. Это только предложение, но и для вас, чтобы продавец знает, как вы себе представить запрос по электронной почте. Тогда вы могли бы легче найти его в будущем лучшие предложения в большом количестве электронных писем. Большое спасибо за Ваше сообщение!
Этот текст был написан для поликлиники, нерабочее время:
«Здравствуйте. Официальный рабочий день Поликлиики окончен. Мы ждем Вашего звонка в будние дни с 8 утра до 8 вечера и в субботу с 9 утра и до обеда. Напоминаем, что записаться на прием к врачу вы можете в любое время с нашего официального сайта АБВ точка ру».
Если нужно адаптировать текст для англоговорящих клиентов, то следующий шаблон поможет сделать запись текста для IVR:
Тогда вы можете сидеть сложа руки, потому что вы знаете, что каждый продавец автоматически получает ответ. Затем найдите лучшие продукты и писать обратно к продавцу в лицо. Иногда это довольно раздражает, когда автоответчик с телефона после трех или четырех раз звонит - он может обычно отключать почтовый ящик с помощью простых средств. Любой поставщик мобильных телефонов может каким-либо образом отключить мобильный автоответчик.
Обычно это работает с коротким кодом, который вы должны ввести. Даже с настройками на смартфоне можно отключить почтовый ящик. Вот подробный обзор для тех, кто хочет отключить свой автоответчик и спросить себя: «Как отключить мой почтовый ящик?» И когда вы, возможно, отключите переадресацию вызовов на цифровом автоответчике, чтобы избежать ненужных затрат?
«Hello! You have reached [название компании]. All of our sales representatives are busy serving other customers but we would like to return your call as soon as possible. For current pricing information or to check the status of your order, please visit us on the web at [ваш вебсайт]. Otherwise, please leave us a message with your name and number after the tone. If you would like to return to the previous menu, press the [цифра]».
Следующий текст написан в нестандартном для голосового меню стиле:
Отключить переадресацию вызовов - но как?
В принципе, нет необходимости отключать весь голос. Достаточно деактивировать переадресацию вызовов непосредственно на смартфоне. Это гарантирует, что вызывающие абоненты подключены к автоответчику - если деактивация звонков отключена, вызывающие абоненты не переадресовываются в почтовый ящик.
Когда действительно работает почтовый ящик?
Опять же, этот глупый голос отключен? И только потому, что смартфон был недостаточно быстрым, чтобы ответить на звонок? Но почтовый ящик обычно можно настроить так точно, что вызывающий абонент перенаправляется ей только в определенных ситуациях. Почтовый ящик может быть активным или неактивным, если.
«Я приветствую тебя, это твой магазин "АБВ"! Вот и пришло время, когда мне нужна твоя помощь! Приходи 1 июля на ночь распродаж и помоги вынести весь товар. На дело берем только своих. Операцию проводим на 3-х объектах улица АБВ, АБВ-1 и АБВ-2 с 17.00 до полуночи.»
А это запись и текст автоответчика для центра дезинфекции:
«Здравствуйте, вы обратились в компанию "АБВ"! Для решения любых проблем с вредителями и насекомыми - просто дождитесь ответа оператора. Внимание! Не пропустите акцию: заказав любую обработку, вы участвуете в розыгрыше планшета. Подробности уточняйте у вашего менеджера.»
Плюсы и минусы: преимущества и недостатки мобильной автоответчика
Эта тонкая настройка переадресации вызовов на почтовый ящик обычно может выполняться на смартфоне, обычно скрытом в меню настроек. Где именно это находится в разделе на смартфонах ниже. В чем преимущества деактивированного почтового ящика?
- Это быстро добавляет до нескольких евро в минуту.
- Если голосовое окно отключено, вам не нужно бояться этих затрат.
В противном случае это может быть очень дорого. 
Праздничное время - это время отсутствия заметок и, следовательно, для многих получателей электронной почты также время развлечений, путаницы или разочарования. Часто короткие уведомления формулируются в последнюю минуту беззаботно и содержат не только орфографические или контентные ошибки, но и нежелательные скрытые сообщения.
«Здравствуйте. Вас приветствует Академия профессиональной подготовки специалистов. По вопросам поступления в Академию нажмите 1. Если вы уже являетесь слушателем академии, нажмите 2 или наберите внутренний номер сотрудника. Для соединения с приемной комиссией оставайтесь на линии.»
«Здравствуйте, Вас приветствует "АБВ банк". Для работы в автоматизированной системе, пожалуйста, переведите Ваш телефон в тональный режим нажатием клавиши "звездочка". Обращаем Ваше внимание, что в целях улучшения качества работы, разговор будет записан. Если Вы хотите стать клиентом банка, нажмите клавишу "1". Если Вы уже являетесь клиентом банка, нажмите клавишу "2"».
Скрытые сообщения в вашем уведомлении об отсутствии
Даже если это всего лишь несколько предложений, их можно легко прочитать из записки об отсутствии - часто даже непреднамеренно. Таким образом, за следующими предложениями возникают удивительные скрытые сообщения. В отпуске работа неважная, клиенты и коллеги могут ждать.
Я в отпуске и начиная с этого. Несколько более дружелюбный и более дружелюбный, уведомление об отсутствии уже работает. Я хотел бы поблагодарить вас за ваше сообщение и обработать его как можно скорее после моего отпуска. Если вы хотите еще больше встретиться со своими клиентами или коллегами, напишите.
Текст приветствия для магазина автозапчастей:
«Здравствуйте! Вы позвонили в магазин запчастей “АБВ” на улице С. К сожалению, сейчас мы не работаем. Мы перезвоним Вам, как только будем на месте. Время работы: В будни с девяти тридцати до девятнадцати часов. В субботу с десяти до восемнадцати часов. В воскресенье и в праздничные дни с десяти до восемнадцати часов. Без обеда и без выходных. Спасибо за звонок!»
Октябрь в отпуске и время от времени читать мои письма. Настоящим вы даете читателям бесплатный билет, чтобы связаться с вами во время вашего отпуска по телефону и, конечно же, не найдет много отдыха. Потому что вы знаете: каждый запрос срочен! Если вы думаете, что требуется нечто большее, добавьте уведомление о каникулах сразу на английском, французском, итальянском, испанском, китайском и русском языках.
Уведомление об отсутствии является обязательным
Как вы можете видеть, уведомление об отсутствии оставляет много места для интерпретации и отправляет нежелательные скрытые сообщения. Тем не менее, чтобы не отправлять уведомления об отсутствии, это также абсолютное отсутствие. Например, ваши клиенты или коллеги удивляются отсутствию обратной связи, не знают, прибыло ли их электронное письмо, когда следует ожидать ответа или кто несет ответственность за свои проблемы в их отсутствие. Поэтому уведомление об отсутствии является абсолютным обязательством.
Надеюсь, эти шаблоны помогу вам в написании . Если нужен креативный текст или необходимо записать голос для вашего автоответчика, вы всегда можете обратиться в нашу студию!
Раздражают ли вас авто-ответы на ваши письма в стиле «Здравствуйте, в данный момент я не могу ответить на ваше письмо». Особенно когда все горит и ответ нужен «вчера». Такие ответы вызывают у людей раздражение и другие негативные эмоции, и причины, по которым вы не можете сейчас ответить на запрос, их абсолютно не волнуют.
Выберите подходящее время
Автоматическое уведомление о выходе из офиса начнется в первый день вашего отсутствия и будет деактивировано, как только вы снова будете доступны. Не забудьте включить и выключить их. Если возможно, заранее сообщите об этом. Поместите короткую заметку в свою подпись по электронной почте, чтобы ваши партнеры по обмену могли уже подготовиться к ней. Рекомендуемый расход в период от одного до двух месяцев.
Правильная формулировка вашего отсутствия
Январь в зимний отпуск и недоступен. Если коллега доступен в качестве замены для этого периода, вы также можете указать контактную информацию для соответствующего контактного лица в примечании. Январь в зимний отпуск и не будет доступен. Тогда пришло время написать ваше фактическое уведомление о каникулах. Решите заранее, если вы хотите сохранить их привлекательными, смешными или просто профессиональными. Затем сформулируйте значимый предмет, который непосредственно предоставляет читателю самую важную информацию.
Для того, чтобы лишний раз не раздражать людей, вызвать у них понимание и, возможно, улыбку, можно немного отредактировать стандартные ответы.
Избегайте очевидного
Для начала начнем с тех ответов, которые раздражают больше все и которые вам не следовало бы использовать.
Я получил ваше письмо. Во-первых, это не совсем правда. Потому что письмо упало в ваш ящик, а вот увидели ли вы его или прочли — это уже другой вопрос. Если не прочли, значит либо проигнорировали, либо у вас есть дела поважнее. И именно поэтому это раздражает еще больше.
Я нахожусь в декретном отпуске. Ваше сообщение будет отправлено автоматически. «Большое спасибо за ваше сообщение». «Привет, Буэнос-Диас». Уважаемые дамы и господа,. Теперь попробуйте уточнить в нескольких предложениях наиболее важные вопросы вашего партнера по связям, например, как долго вы ушли, если электронное письмо пересылается и кто принимает ваше представление.
Спасибо, что обратились к нам. Ваше сообщение не будет отправлено. Я благодарю вас за ваше сообщение и хотел бы, чтобы он ответил быстро. Спасибо за ваше сообщение. Он немедленно свяжется с вами. Теперь важно прощаться с вашим партнером по обмену информацией. С радостью вы также можете еще раз отметить, что ваш ответ может быть отложен на несколько дней даже после вашего отпуска из-за массы писем.
Я прочту ваше письмо в кратчайшие сроки. Оставлять такие ответы очень рискованно. Во-первых, у каждого человека свое представление временных рамок «кратчайших сроков». Во-вторых, оставляя такие ответы всем, кто отправляет вам письма в горячие периоды вашей работы, вы оставляете людям надежду получить ответ в эти самые «кратчайшие сроки». Ответить на огромное количество писем за такой промежуток времени просто нереально. А люди обижаются, раздражаются и злятся.
Спасибо за ваше терпение и попробуйте обработать все электронные письма как можно скорее после моего возвращения. «Большое вам спасибо за ваше понимание и добрые пожелания из Берлина». Пожалуйста, позвольте мне через несколько дней обработать электронные письма после моего возвращения.
Соответствующее уведомление об отсутствии может быть не через минуту, но все же очень быстро сформулировано. Обращайте внимание на дружественный подход, правильное написание и дайте своему партнеру связи всю важную информацию для него. Затем попросите их прочитать другое лицо для исправления и не забудьте своевременно включить уведомление об отсутствии и настроить возможную пересылку.
Спасибо вам за ваше сообщение. Вежливость — это хорошо. Но какой толк от вашего «спасибо», если вы все равно не отвечаете на письма? Люди нашли время и написали вам письмо, а в ответ получили стандартное письмо с благодарностями и тишину. Получается, что вы не только не ответили на их письма, но еще и оказались весьма неискренними.
Пожалуйста, ожидайте ответа в течении 24-48 часов. Такой ответ раздражает меньше и может быть более полезным, так как указывает человеку определенные временные рамки. Но если вы понимаете, что все равно не успеваете, лучше отказаться от такого авто-ответа или установить другой промежуток времени — менее четкий. Например «ожидайте ответа в течении 3-5 дней».
Попробуйте пробудить в человеке добродушие
То есть подберите такой ответ, которые бы не вызывал раздражение и оставлял человека в хорошем настроении. Вам не нужно было бы пользоваться авто-ответчиком, если бы вы не были так загружены работой. Вот об этом и стоит сказать в сообщение. Чтобы человек понял, что вы не отвечаете не потому, что лень или вам не интересно, что там написано. А потому, что у вас есть для этого веская причина.
Напишите что-то вроде — «В данный момент я очень загружен работой и не успеваю обрабатывать сообщения. Но отвечу на ваше письмо, как только смогу. Спасибо вам за терпение и понимание».
В конце-концов, если ответ так важен, то человек может просто позвонить вам и выяснить всё, что нужно, в течение минуты.
Используйте чувство юмора
Юмор к месту и по теме очень помогает сгладить ситуацию. Иногда достаточно одной улыбки и все сразу становится на свои места, а раздражение и злость исчезают. Попробуйте использовать это в своем авто-ответе. Только помните при этом, что у каждого свое чувство юмора и некоторые ответы могут показаться не такими уж и смешными. Поэтому шутите легко и на общие темы.
Это может быть что-то вроде «Меня накрыло лавиной работы. Как только спасательные работы по откапыванию меня из завалов будут окончены, я обязательно прочту ваше письмо и отвечу на него» и т.д.
Краткость — сестра таланта
Авто-ответ не должен быть очень длинным (иначе его просто не прочтут до конца, плюс вы еще и заберете время человека, который ожидал нормальный ответ по делу) и в идеале состоять из трех пунктов:
1. Это письмо является авто-ответом.
2. Причина, по которой было отослано это письмо.
3. Дальнейшие действия получателя этого письма. Например, вы в отпуске, и на этот период вас замещает тот-то и тот-то, по всем вопросам обращаться к нему: имя и контактные данные вашего заместителя.
Если вы подойдете к решению этой проблемы творчески и правильно все напишите, такой авто-ответ уже не будет раздражать получателей. Особенно, если вы оставили там контакты человека, который в ваше отсутствие решает все вопросы.
Кевин Роуз, почтовый ящик которого заваливается невероятным количеством писем каждый день, изменил настройки и создал «фильтр банкротства». Иногда, не смотря на все наши усилия, мы пропускаем важные письма. Поэтому Кевин предлагает создать такой авто-ответчик, который отправляет подобные сообщениями после двух недель:
«Ваш e-mail (адрес) не был открыт в течении 14-ти дней. Для того, чтобы сократить к минимуму накопление электронных писем, оно было помещено в архив. Если вы все еще хотите получить ответ, просто нажмите «Reply»(ответить) и ваше письмо автоматически будет помещено в приоритетную очередь. Спасибо вам.»
Это, конечно, не самый вежливый ответ, но если вы действительно не справляетесь с заваливающими вас сообщениями, это может очень помочь. Во-первых, вы даете знать человеку, что его письмо не удалено или прочитано и оставлено без ответа; во-вторых, если для него это важно, он сможет еще раз напомнить о себе, отправив свое сообщение в очередь на прочтение; и, наконец, в-третьих, вы все-таки приносите извинения за то, что все еще не успели прочесть письмо.