В деловой среде, так же как и светской жизни, существует свод законов и правил, именуемый этикетом. Это своего рода пропуск в мир деловых людей, эталон общения в бизнес-среде. Несоблюдение или незнание бизнес-этикета часто становится камнем преткновения, заслоном в ведении успешных переговоров, продвижении своей компании и продукта на рынке, выстраивании карьеры. Имидж профессионала формируется не сразу, не вдруг и деловой этикет, вместе с опытностью, экспертностью, играет в этом не последнюю роль. О человеке судят по делам его, по его поведению и умению выстраивать грамотные отношения в деловой среде.
Правило первое
Время - деньги
Пунктуальность, уважение к чужому времени и грамотное владение основами тайм-менеджмента - основа основ в деловом мире. Можно быть ярким харизматичным презентатором, великолепным переговорщиком, профессиональным управленцем, но постоянно опаздывать, воровать чужое время, тратить жизнь на ожидания, пустопорожнюю болтовню не по делу. Вряд ли при таком раскладе получится построить долгосрочное сотрудничество с крупными компаниями: непунктуальных людей в деловом мире не уважают.
Партнеры, работодатели, коллеги, поняв, что человек постоянно опаздывает, могут вынести вердикт-приговор такому страдальцу: ненадежный, отстающий от времени, от ритма современной жизни. Оправдания, извинения усилят это впечатление, поскольку вежливость и уважение к другим в таких спутниках не нуждаются.
Выход один: каждый деловой человек обязан знать и владеть основами тайм-менеджмента, уметь планировать свой рабочий день, грамотно сортировать дела на важные и срочные, делегировать часть рутинных заданий и контролировать ход событий.
Правило второе
Соблюдение дресс-кода
Первое впечатление о человеке легко сложить по его внешнему виду: деловой костюм, аккуратная прическа, гармонично подобранные аксессуары. Внешний вид определяет статус и положение в обществе, может рассказать о характере и внутреннем мире человеке гораздо больше, чем его слова. Информацию несет не только речь, но и одежда, прическа, детали туалета. Вызов и провокация во внешнем облике - протест против общества, его законов и устоев.
Во многих крупных компаниях в корпоративной книге продаж дресс-коду уделена отдельная глава. Если же предприятие или организация не имеет строгих стандартов в отношении внешнего вида персонала, необходимо придерживаться общепринятых норм и правил, принятых в деловом мире.
Правило третье
Рабочий стол как зеркало внутреннего мира
Порядок на рабочем столе - порядок в голове. Этот старый постулат золотыми буквами нужно высечь на дверях любого делового кабинета. Не обязательно быть гуру психологии, чтобы понять, как и кто из сотрудников работает, лишь увидев их рабочий стол.
Заваленный неразобранными бумагами, с толстым слоем пыли на столе.
Девственно чистый, без единой лишней вещи.
Уставленный фотографиями детей, любимых, цветами, сувенирами.
Строгий порядок, ровные стопки бумаг, книг и папок. Все на своем месте.
Какие сотрудники, владельцы этих рабочих столов, интересны работодателю в первую очередь?
Правило четвертое
Грамотная речь, деловой стиль письма
Научившись красиво, грамотно говорить, нетрудно перенести мысли на бумагу, научиться писать деловые письма. Главное, не свалиться до другой крайности: официальные письма, написанные сухим языком учебников, вызывают скуку и желание поскорее их закрыть, выбросить в корзину.
Правило пятое
Уважение собеседника, партнера, клиента
Эгоистичного, думающего только о себе, своей выгоде и доходе человека не уважают ни в деловом мире, ни в его собственной компании. Клерк, захлопнувший дверь перед носом клиента, обратившегося к нему в конце рабочего дня или перед обедом. Сотрудник, громко разговаривающий по телефону в кабинете, где работают его коллеги. Руководитель, не умеющий выслушать своих подчиненных. Директор, употребляющий крепкие слова и выражения в отношении окружающих.
Все эти психологические портреты персонажей, не владеющих бизнес-этикетом, людей, неспособных понять другого, услышать его, помочь, решить возникшую проблему. Умение уважать чужое мнение - важный компонент делового этикета.
Правило шестое
Соблюдение коммерческой тайны
Почти в каждой компании существует конфиденциальная информация, которая не подлежит разглашению. Старый плакат 1941 года художницы Нины Ватолиной «Не болтай!» сегодня получает свою вторую жизнь и как нельзя лучше вписывается в интерьер многих современных предприятий и организаций.
Каждому руководителю важно с первых же дней работы своих сотрудников издать приказ о неразглашении коммерческой тайны и собрать подписи всего коллектива об ознакомлении с ним. Понятно, что подобный шаг не сможет стопроцентно решить вопрос сохранения секретных сведений компании, однако это правило делового этикета может служить маркером для выявления нелояльных сотрудников.
Правило седьмое
На работе - работать!
Если сделать фотографию рабочего дня большинства сотрудников офисов и предприятий, картина будет весьма удручающей. Восемьдесят процентов рабочего времени уходит на сплетни, перекуры, чаепития, посещение социальных сетей, решение личных дел. И лишь двадцать процентов - на ту самую работу, за которую платят зарплату.
Сотрудник, который приносит компании прибыль, быстро делает головокружительную карьеру. Секрет его успеха прост: 80% рабочего времени он работает, пока другие «отдыхают».
Правило восьмое
Умение слушать и слышать оппонента
Редчайший дар, данный от природы: умение услышать другого, понять его. В бизнесе этот дар приносит миллионы, у него есть точное определение - слух на деньги. Каждый клиент, сотрудник и партнер по бизнесу обязательно расскажет о том, что ему нужно, что его мучает, в чем ему нужна помощь. Важно лишь уметь услышать и сделать встречное предложение. В деловом мире этот навык важен еще и потому, что помогает сберечь время, которое дороже денег, поскольку его нельзя накопить.
Правило девятое
Телефонный этикет
Деловое общение невозможно без телефонных переговоров, этика в данном случае помогает быстро наладить отношения и достойно провести переговоры. Многие партнеры по бизнесу, клиенты судят о компании по телефонным беседам и ответам сотрудников по телефону.
К телефонному диалогу нужно готовиться заранее: подготовить вопросы, которые необходимо задать собеседнику, уточнить время, имена и даты, которые могут понадобиться в разговоре.
Личные звонки в рабочее время допускаются лишь в случае крайней необходимости. Пустой трёп по телефону мешает коллегам, отвлекает внимание сотрудников и формирует имидж несерьезного пустого человека.
Правило десятое
Нэтикет - этикет общения в сети интернете
Без интернета ни одно предприятие существовать сегодня не может. Умение общаться в переписке по электронной почте, комментировать деловые статьи и отвечать на просьбы и заявки клиентов на сайте компании показывает деловой уровень сотрудника.
Каждое обращение должно быть именным, личным, письмо необходимо подписывать именем исполнителя, давать полные контактные данные - наименование компании, почтовый адрес, телефон, ник в программе Skype, адрес корпоративного сайта, режим работы предприятия.
Правило одиннадцатое
Прием делегаций
Протокольный прием делегаций - отдельная часть делового этикета, включающая длинный перечень действий по встрече, размещению, представлению, знакомству членов делегации с представителями принимающей стороны. Протокол ведения деловой встречи, вручение подарков, деловых сувениров, цветов, презентация компании и продукта, поведение на фуршете или банкете - все эти вопросы скрупулезно описаны в толстых книгах по деловому протоколу.
При встрече иностранных делегаций к общепринятому своду деловых правил присоединяются особенности национального этикета.
Правило двенадцатое
Деловые переговоры
Одно из важнейших правил делового этикета - умение вести грамотные переговоры, доводить их до конкретного результата. Чтобы переговоры прошли на высоком уровне, нужно перед их началом определить четкие цели, составить точный план, выбрать удобное время и место для обеих сторон.
На первом этапе переговоров необходимо завладеть вниманием собеседника, создавая доверительную атмосферу. В ходе беседы нужно отмечать для себя этапы прохождения переговоров и завершить их сразу после того, как намеченная цель будет достигнута. Все результаты переговоров должны быть зафиксированы и проанализированы.
Правило тринадцатое
Взаимоотношения начальник-подчиненный
Согласно правилам делового этикета руководитель ко всем сотрудникам должен относиться ровно, одинаково, соблюдая при этом разумную дистанцию. Замечания подчиненным всегда нужно делать с глазу на глаз, показательную публичную «порку» логично организовывать после того, как сотрудник не отреагировал на порицание начальника.
Отдавать приказы, давать устные задания начальнику нужно четко, конкретно, получать обратную связь, контролировать процесс, проводить анализ эффективности исполнения.
Подчиненный должен выполнять приказы и распоряжения руководителя, при этом имеет право высказать собственную точку зрения, дать совет по улучшению решения того или иного вопроса.
Правило четырнадцатое
Отношения в коллективе между сотрудниками
Микроклимат в коллективе во многом зависит от того, какие отношения сложились в компании между коллегами. Ровные, доброжелательные, уважительные отношения - основа здорового коллектива. Если кто-то из сослуживцев допускает промах или ошибку, коллегам важно научиться его не высмеивать, а корректно указать на недостатки в работе, предложить свою помощь.
Служебные романы, взаимная ненависть, холодная война, серые кардиналы и офисный планктон, козни друг против друга - злые силы, мешающие рабочей обстановке и решению главных задач коллектива.
Правило пятнадцатое
Деловые жесты
Эта часть бизнес-этикета заслуживает нескольких томов описания с красочными картинками. Жесты, манеры, мимика могут рассказать о человеке больше слов. Движения сотрудника в рабочее время должны быть энергичными, не вялыми, не замедленными. Походка - уверенной, при этом размахивать руками и делать очень крупные шаги не рекомендуется. Прямая осанка, уверенный взгляд, отсутствие суеты в движениях - признаки человека дела.
Рукопожатие - единственный тактильный жест прикосновения к собеседнику, который разрешен в деловой среде. Похлопывания по плечу, жаркие объятия, поцелуи и другие жесты дружелюбия возможны лишь среди очень близких партнеров и родственников. При рукопожатии рука не должна быть апатичной, влажной или холодной. Долго трясти или сильно сжимать поданную руку собеседника не принято.
Контролировать слова, текст или мысли совсем несложно, контролировать жесты и мимику гораздо труднее. Умный собеседник мгновенно поймет намерение или обман по определенным жестам и движениям тела. Деловая литература предлагает в помощь книги Алана Пиза «Язык телодвижений» и Пола Экмана «Психология лжи. Обмани меня, если сможешь»
На заметку в деловой блокнот
68% деловых переговоров и сделок в России не состоялись из-за того, что предприниматели не знали правил делового этикета. Незнание закона не освобождает от ответственности, ведет к потере авторитета, денег и бизнеса.
Главное отличие делового этикета от этикета светского в том, что в этом своде правил на первом месте стоит приоритет субординации. Независимо от возраста и пола подчиненный стоит в служебной иерархии ниже руководителя.
Бизнес делают люди, у которых есть не только умные мысли, предприимчивость и креативность, но и эмоции. Несоблюдение делового этикета всегда вызывает негативные чувства. Лишь десять-пятнадцать процентов деловых людей добиваются успеха, при этом соблюдение делового этикета у них всегда на первом месте.
Иногда случаются ситуации, в которых мы совершенно не знаем, как себя вести на работе и в офисе. Хочется выглядеть в глазах окружающих хорошо воспитанным человеком, но вместо этого мы совершаем нелепые промахи. А для этого нужно лишь знать правила служебного этикета.
Служебный этикет - поведение в офисе и на работе
Мы работаем все больше и больше. Место работы уже стало нашим вторым домом, а коллеги - почти как семья. И в этом нет ничего удивительного, такой ход вещей поддерживает наше начальство. Ведь это привязывает нас к фирме, где мы трудимся. Но при этом вовсе не стоит забывать правила служебного этикета.
Не дайте себя обмануть видимостью уюта. Работа есть работа, а знание служебного этикета так же важно, как и ваша квалификация. Поэтому стоит знать, как не потеряться в чаще неписаных офисных правил хорошего тона.
Служебный этикет: что уместно, а что неуместно на рабочем месте
Как в школе внешний вид дневника говорит об ученике, так и сейчас - ваше рабочее место может многое рассказать о вас. И сколько бы все кругом ни твердили, что вы вольны себя чувствовать как дома, не стоит впадать в крайности.
Можете поставить себе на стол фотографию семьи или любимого кота.
Но любимый актер с голым торсом в качестве фона на мониторе служебного компьютера - это уже перебор. Также не стоит обвешивать лампу украшениями и ставить на стол любимый талисман. Что бы вы подумали о человеке, чье рабочее место выглядело бы как письменный стол в комнате девочки-подростка? И еще: не забывайте о порядке.
Служебный этикет и внешний вид
О вашем профессионализме свидетельствует также ваш внешний вид. В каждой фирме или учреждении господствуют свои правила. То, что принято надевать в частной конторе, зачастую не подобает носить учителю в школе.
Существует, однако, несколько основных правил хорошего тона. Не надевайте на работу мини-юбок, облегающих платьев или вещей с глубоким декольте, не оголяйте пупок.
Вся одежда должна быть чистой и выглаженной, а ее обладательница - опрятно выглядеть и приятно пахнуть. Конечно же, и тут следует избегать крайностей. Тяжелый вечерний парфюм в маленьком замкнутом помещении может вызвать тошноту у ваших коллег.
Служебный этикет: дни рождения и другие праздники
Не в каждой фирме принято устраивать шумные вечеринки. Если вы заметили, что и у вас на работе никто этого не делает, то не стоит выделяться со своим «меню из трех блюд» на день рождения. Если есть желание, можете просто угостить сотрудников шоколадом или домашним печеньем.
На большие праздники самым корректным решением будет скинуться на общий стол. Договоритесь о небольшой сумме, которую каждый положит в общую копилку, и назначьте человека, который займется закупками. Если в этот момент у вас не оказалось при себе наличных, попросите коллегу заплатить за вас. Однако не тяните с возвратом долга.
Если же, наоборот, вы заплатили за кого-то, кто не спешит возвращать деньги, можете деликатно намекнуть ему на это, например, вспоминая о прошедшем праздновании. Служебный этикет не позволяет брать денег в долг у своих коллег.
Служебный этикет: здороваемся с шефом
Как известно, самая важная персона в любой фирме - это шеф. Даже если в вашей компании практикуется демократичный принцип общения и все говорят друг другу «ты», обращайтесь к начальнику с уважением.
Если же вы всегда были с ним на вы, но во время служебной командировки он предложил выпить на брудершафт, не рассказывайте этого в офисе. Продолжайте обращаться к начальнику официально, если только он сам не предложит иначе.
И не фамильярничайте, не делайте вид, что вы - его лучший друг. Даже если вы общаетесь и вне офиса, а ваши дети вместе ходят в детский сад, на работе он - ваш начальник.
Именно вы должны первой говорить ему «Добрый день»,
несмотря на то, что вы женщина.
В искусстве служебного этикета господствуют простые правила. Всякий раз, когда вы сомневаетесь, как себя вести, следуйте интуиции. И спрашивайте себя, какого поведения вы ожидали бы от сотрудников, если бы были руководителем.
В современном обществе служебный этикет играет все большую роль. Знание определенных правил - хорошая визитная карточка. Иногда, правда, раздаются иронические комментарии на тему преувеличенной вежливости, однако лучше переборщить с любезностью, чем совершить грубый промах.
Тренинги служебного этикета
Важно знать, кто должен первым протянуть руку для пожатия или первым представиться, стучать или нет в закрытый кабинет шефа, а также как одеться соответствующим образом на корпоративную вечеринку. Поэтому рекомендую обратиться к различным пособиям по теме или сходить на тренинг. Это повысит ваш профессиональный уровень, поможет легче завязывать новые контакты и улучшит ваши позиции в коллективе.
Служебный этикет: никогда не делайте этого в офисе
Деловой этикет, пожалуй, самый логичный вид этикета. Все понимают, что допустимо делать в офисе, а что будет выглядеть крайне непрофессионально. При этом несложные правила нарушаются с регулярностью. О внешнем виде, отношении с коллегами и рабочей атмосфере рассказывает специалист по этикету Екатерина Сартакова.
Макияж и причёска
Лучше всего в этом вопросе придерживаться золотой середины. Не бросаться в крайности от полного отсутствия косметики до нанесения вечернего макияжа, неуместно яркого для работы. Ваш макияж выглядит правильно, если: неуловима тональная основа, плавные переходы цвета и размытые границы, глаза немного подчёркнуты, лёгкий классический макияж. Основная задача - придать уверенности, подчеркнув достоинства и скрыв изъяны. Забываем о боевой раскраске или неаккуратности в нанесении косметических средств. Мой личный совет - пройти курс визажа «для себя». И помните, не прихорашивайтесь на рабочем месте, для этого существует дамская комната.
Что касается причёски, то выглядеть она должна примерно так: чистые волосы, аккуратно уложенные, не перегруженные стайлинговыми средствами. Если вы работаете в серьёзной компании или участвуете в важных переговорах, то волосы длиной ниже плеч должны быть собраны в пучок или хвост, с невидимками либо неброскими резинками для волос.
Одежда
Внешний вид свидетельствует о вашем профессионализме не меньше, чем ваши навыки. Тут стиль, уместность и сдержанность имеют первостепенное значение. Во всех организациях свои правила относительно дресс-кода сотрудников, а, возможно, они и вовсе отсутствуют. Тема очень обширная, чтобы уместить все нюансы в один абзац. Однако есть несколько основных правил хорошего тона, которые непоколебимы всегда и везде, если мы говорим о деловом этикете. А именно: не надевать мини-юбок, облегающих платьев, вещей с глубоким декольте, не оголять пупок. Покупая вещь, смотрите на качество ткани и насколько сильно она мнётся. Ваша одежда должна быть всегда чистой и выглаженной. Что касаетсяобуви, рекомендую воздержаться от высоких каблуков (максимум 8 см). Обувь всегда должна быть чистой, и желательно, чтобы для работы была специальная сменная пара туфель, в которых в обычной жизни вы не ходите.
Парфюм
Помните, с парфюмом очень легко переборщить. Находясь на близком расстоянии с другими сотрудниками, особенно в небольшом помещении, подумайте о том, насколько сильно могут чувствовать ваш парфюм окружающие. Если его отчётливо слышите вы, можете быть уверены, что остальные уже сошли с ума. Придерживайтесь принципа «чем меньше, тем лучше».
Аромат духов - это нечто личное, и его должны замечать только самые близкие. Позаботьтесь о коллегах и, конечно же, о клиентах, которых вы можете попросту оттолкнуть навязчивым ароматом.
Помните, что дорогой запах - это естественный и свежий, но ни в коем случае не тяжёлый, сладкий и удушающий. Возможно, лучше использовать ароматизированные масла или лосьоны с любимым запахом, если работа связана с непосредственным контактом с людьми. Либо наносите туалетную воду одним из этих способов: первый, когда вы немного распыляете парфюм в воздухе прямо перед собой и проходите через облачко вместо того, чтобы наносить его на точки пульса; второй вариант - распылить парфюм на щётку для волос и расчесаться.
Руки
Ваши руки - показатель ухоженности и уважения к клиентам. Когда меня спрашивают о том, как должен выглядеть идеальный маникюр офисного работника, я всегда говорю, что это короткие, аккуратные ногти с однотонным покрытием. Цвета: классический прозрачный розовый, так как он самый непритязательный в уходе и всегда выглядит женственно и стильно; телесные оттенки, чуть более матовые; классический красный вне конкуренции (сюда можно отнести и тёмно-красный, и бургундский), а также лаки цвета драгоценных металлов - синий сапфир, изумрудный, пурпурно-аметистовый. Стразы и рисунки на ногтях не рекомендую.
Перекусим?
Обеды и перекусы за рабочим местом - дело часто встречающееся. Мало кто задумывается об эстетике процесса, гигиене и запахах. Если ваша работа напрямую связана со встречами и переговорами, когда вас могут увидеть клиенты, то, конечно, такое недопустимо, вопрос манер и элементарного сервиса на лицо. Вы можете сделать перерыв и сходить в столовую, либо в помещение, специально предназначенное для обедов. А если такого помещения нет, то это хороший повод предложить нововведение в жизнь всего офиса. Чашки с чаем и кофе, тарелки или контейнеры с крошками ещё не красили ни одно рабочее место, а уж вероятность запачкаться или облить себя чем-то повышается на все 200%. Очевидно, но сказать всё же стоит: деловой этикет и блюда с луком и чесноком - вещи несовместимые.
Тема для обсуждения
Есть темы, которые не стоит обсуждать с коллегами, чтобы не переживать в дальнейшем о своём имидже в коллективе и избежать ненужных историй о вас, даже если вы считаете, что этим людям можно полностью довериться. В частности:
Ваше продвижение по службе/его отсутствие
Размер заработной платы
Стоимость чьих-либо вещей
Ошибки коллег и сплетни
Личные темы (возраст, отсутствие детей, разводы, заболевания)
Особенно я рекомендую воздержаться от разговоров на отвлечённые темы, когда рядом находятся клиенты, так как в вас хотят видеть профессионализм и компетентность, а смех и разговоры работников, общающихся между собой, могут оттолкнуть.
Приветствуем
Заходя в помещение, мы первыми приветствуем находящихся там коллег. Устно первым здоровается младший по статусу/должности со старшим. А обмен рукопожатий от обратного - тут инициативу берёт на себя старший. Когда к вам заходит клиент или заказчик, всегда вставайте со своего места, чтобы его поприветствовать. Через стол мы не обмениваемся рукопожатием, равно как и держа руки в карманах. В Европе в деловом этикете обмен рукопожатиями, как ритуал, обязателен, у нас многие этого делать боятся, а зря.
Не женщина, а сотрудник
В этой фразе кроется главное отличие делового этикета от светского - у женщины уже нет привилегий, здесь она имеет равный статус с мужчиной. Несколько примеров для ясности:
- Если в светском этикете дверь открывает мужчина, пропуская женщину вперёд, то в бизнес-среде дверь первым открывает тот, кто ближе к ней стоит.
- На светском приёме мужчина пододвигает стул женщине и помогает ей сесть, а на деловом завтраке или обеде каждый подвигает себе стул сам.
- В обычной жизни мужчина всегда поднимается, чтобы приветствовать женщину или старшего по возрасту человека, а в деловом этикете мужчина и женщина всегда поднимаются со стула, чтобы приветствовать клиента или посетителя независимо от его пола.
Телефон телефону рознь
Если мы говорим о личном телефоне, то пусть он будет на режиме вибро или тихой мелодии, чтобы не отвлекать окружающих посторонними звуками. Работа - не самое подходящее место для разговоров о личных делах, поэтому либо уходим в укромное место, либо откладываем это на послерабочее время. На важных переговорах, деловых встречах в кафе и ресторанах телефону не место на столе.
В использовании рабочего телефона тоже есть свои нюансы. Если звоним мы, то обязательно представляемся и спрашиваем, удобно ли разговаривать. В будние дни не рекомендуется совершать деловые звонки в первый и последний часы работы.
На звонок следует отвечать примерно после третьего гудка: на первый - отвлекаемся от работы, на второй - сосредотачиваемся на звонке, на третьем - думаем, какой фразой ответим.
Если мы находимся с кем-то, и звонит рабочий телефон, то всегда спрашиваем разрешения ответить и при необходимости отходим от собеседника, чтобы не отвлекать своим разговором, но не более, чем на 2 минуты.
Этикет и сервис
Знать правила этикета в бизнес-среде и сфере услуг очень важно. Сервис, в непростых условиях рынка и высокой конкуренции, играет огромную роль и может активно влиять на имидж и развитие организации. Каждый сотрудник является лицом компании, и нужно не просто знать правила, но и соблюдать их, работать над развитием культуры делового этикета. Вспомните, сколько раз вы лично не совершали покупок или сделок из-за некомпетентности сотрудника или его отталкивающего внешнего вида, невежливости или непунктуальности? Безусловно, очень многое зависит и от руководителя, и от каждого сотрудника, как говорится, «хочешь изменить мир - начни с себя».
Правила поведения в коллективе являются одной из важнейших составляющих в любом учреждении. Человек, который хочет добиться взаимопонимания с коллегами и продвинуться по карьерной лестнице, должен соблюдать такие правила неукоснительно. Многие компании уже прописывают требования к поведению и внешнему виду своих подчиненных. Поэтому при устройстве на работу стоит заранее о них узнать.
Что это такое?
Этикет в России стал более жестко регулироваться и повсеместно внедряться еще при Петре I. В начале 18 века в нашей стране стали перенимать правила поведения с запада. Долгое время был поиск компромисса и внедрение подходящих для менталитета наших сограждан правил. Со временем этикет стал разделяться на светский, военный, религиозный и служебный.
Служебный этикет – это правила поведения в коллективе, которые выражаются в выполнении определенных требований профессионального общения в конкретной организации. Это наиболее часто встречающее определение или понятие делового этикета.
Виды
Существует несколько видов делового этикета.
- Правила поведения с клиентами необходимо тщательно соблюдать. Не стоит пристально рассматривать своего собеседника или неотрывно смотреть ему в глаза – это может смутить человека. Нельзя разговаривать по телефону во время переговоров или важной встречи. Обувь и общий внешний вид должны быть опрятными и располагать к себе.
- В век информационных технологий важно соблюдать правила электронного общения. Это может быть общение по электронной почте, использование различных электронных сервисов или общение по различным приложениям на телефоне. Важно заполнять все графы в электронном письме. Особенно важно правильно заполнить поле с заголовком «Тема». Свои письма необходимо всегда подписывать. Обращаться к людям нужно вежливо и не забывать про слова приветствия. При написании электронного письма допускается использование смайлов.
При написании электронного письма допускается использование смайлов.
- Офисный этикет телефонных звонков представляет собой еще один важный аспект правил поведения на работе. В процессе разговора важно следить за своим тоном и интонациями в голосе. Важно поприветствовать собеседника и не забыть представиться. Нужно указать не только свое имя и должность, но и компанию, от лица которой совершается данный звонок. Перед началом разговора стоит выяснить, расположен ли собеседник в данный момент к диалогу. Лучше сразу переходить к сути и озвучивать тему беседы. Недопустимо в процессе разговора есть или пить. Использование громкой связи допускается только с разрешения собеседника. При завершении разговора нужно обязательно попрощаться.
- Рабочий этикет руководителя в равной степени важен и для мужчины, и для женщины. Грамотное управление невозможно без определения типа управления, настроя коллектива и своего отношения к подчиненным. Нужно стараться, чтобы в офисе было бесконфликтное пространство.
- Посещение вышестоящего руководства или значимых гостей осуществляется по специальному протоколу. Такое протокольное поведение четко регламентировано. В нем указаны все допустимые этические нормы, время и встречи с гостями.
Что включает в себя?
Правила поведения в коллективе для всех должны быть одинаковыми. Каждый сотрудник должен уважать своего начальника и не относиться к нему враждебно. Сотрудник должен способствовать положительной атмосфере в коллективе. В процессе взаимоотношений между коллегами могут возникать спорные ситуации – стоит избегать их или стараться сглаживать острые углы.
В любом коллективе существуют свои правила. Они могут быть зафиксированы в корпоративном кодексе, а могут носить негласный характер. В некоторых учреждениях запрещено брать документы домой или пользоваться переносными запоминающими устройствами. К негласным правилам может относиться обязательное посещение корпоративных мероприятий и символические подарки коллегам на праздники. Важно следить за своей речью и не обсуждать других. Стоит внимательно выбирать темы для разговоров и не говорить слишком много о себе – это уже эстетическая сторона в воспитании и поведении каждого конкретного человека.
Правила взаимоотношений руководителя и подчинённого острого регламентированы. С руководителем и всеми вышестоящими по должности лицами нельзя общаться излишне фамильярно или переходить на «ты».
В новом коллективе нужно узнать об основных правилах поведения – могут существовать особенности отношений между сотрудниками и руководителем. В отношении с коллегами нужно соблюдать такт. Важно знать о наличии дресс-кода в компании. В случае если необходимости покинуть рабочее место, стоит выяснить каким образом это оформляется: достаточно ли устно переговорить с руководителем или необходимо писать письменное заявление.
Офисная одежда играет немаловажную роль в деловом этикете. При выборе одежды для работы нужно соблюдать несколько правил:
- не стоит одевать вещи из самодельного трикотажа;
- женщинам обязательно одевать колготки или чулки даже в жаркие летние дни;
- девушкам нужно следить за длиной юбок и цветом одежды;
- платья в офисе допустимо носить только самых строгих фасонов.
Необходимо наличие сменной обуви в офисе. Руки должны быть всегда прикрыты. Менять одежду нужно ежедневно. Если мужчина или женщина носят костюм, то важна ежедневная смена сорочки.
Женщинам стоит избегать обилия украшений. Предпочтение стоит отдавать одной вещи, но из драгоценных металлов. Нельзя носить украшения поверх трикотажных и шерстяных вещей. Религиозную символику недопустимо носить напоказ. И один из самых основных моментов – парфюм. Желательно его полное отсутствие в дневное время, особенно если в кабинете находится несколько человек: запах туалетной воды может быть неприятен окружающим, а у некоторых даже вызывать приступы аллергической реакции.
Жесткое соблюдение дресс-кода осуществляется в основном в крупных компаниях. В некоторых учреждениях запрет существует только на джинсы. Есть учреждения, где дресс-кода нет как такового. Но это не означает, что не следует соблюдать элементарных правил в подборе своей одежды.
Функции сотрудника четко прописаны в должностной инструкции каждого конкретного сотрудника. В нем указываются режим работы, права и обязанности персонала. Организация труда на рабочем месте имеет важное значение.
Важные аспекты
Заходя в кабинет, нужно здороваться первым. Это касается общения с вышестоящими по должности людьми. Каждый сотрудник должен знать основы планирования рабочего времени и уметь распределять свое рабочее время и задачи грамотно. Важно соблюдать правила дресс-кода. Рабочее место является олицетворением самого сотрудника предприятия, которое само расскажет все о своем хозяине, поэтому его нужно всегда держать в чистоте и порядке.
Важно соблюдать все требования к документам: правильно заполнять официальный бланк организации, придерживаться корпоративного шрифта и интервалов. Структурированная и грамотная речь сотрудника – это основа его дальнейшего карьерного роста. При умении красиво говорить в дальнейшем будет несложно перенести свои мысли на бумагу в форме деловых писем.
Важно уметь принимать чужое мнение. Рабочая информация не должна обсуждаться за пределами офиса. Этому может способствовать и специальное распоряжение руководства о неразглашении информации.
На рабочем месте нужно работать, а не предаваться праздности. Человек, который хорошо работает и приносит доход своему учреждению, очень быстро растет по карьерной лестнице.
Большой удачей является у человека способность слышать других людей. В бизнесе – это очень важное качество. Если кратко, то такое умение помогает сделать выгодное предложение в нужный момент и значительно сэкономить деньги.
При работе с делегацией партнеров из другой страны стоит вспомнить об этикете данной национальности. Важно научиться искусству переговоров. Вначале нужно привлечь внимание собеседника, а затем довести его до конкретного результата.
Замечания подчиненному стоит делать наедине. А вот публичные замечания стоит оставить на тот момент, если с первого раза сотрудник не понял. Подчиненный обязан выполнять приказы непосредственного руководителя, но имеет право на высказывание своей точки зрения.
Личные отношения сотрудников, романы и ненависть очень мешают рабочему процессу – необходимо стараться поддерживать гармоничную атмосферу в коллективе. Важно уделять большое внимание своим жестам и словам. Стоит отметить, что рукопожатие является единственным допустимым тактильным контактом.
Важно учиться контролировать свои жесты и мимику, ведь они скажут о вас больше, чем любые слова.
Все сферы нашего существования подчиняются определенным правилам. На рабочем месте тоже существуют правила этикета, придерживаться которых просто необходимо.
На работе, как и в любом другом микро-обществе, взаимоотношения регулируются служебными инструкциями, правилами внутреннего распорядка, инструкциями учитывающими специфику работы фирмы, правилами этикета, особенностями взаимодействия фирмы с клиентами и партнерами.
Правила служебного поведения выполняют особую задачу – создают условия для успешной работы фирмы в целом и каждого работника в частности. Приступим.
Что должен сделать человек, который только что вошел в офис? - Верно – поприветствовать всех. Причем здороваться нужно со всем – от вахтеров и охранников до директора фирмы, ранг и служебное положение здесь не имеют никакого значения. При этом всегда нужно помнить о соблюдении субординации. Например, сначала здоровается начальник с подчиненным, посетитель приветствует сотрудников первым, входящий здоровается с присутствующими, а проходящий – с людьми, стоящими группой.
Отношения в коллективе диктуют и стиль общения начальника с сотрудниками. По имени-отчеству принято обращаться начальнику к подчинённым в крупных компаниях, или по фамилии, но с использованием слов «господин» и «госпожа». На рабочем месте не стоит обращаться к сотрудникам просто по имени, тем более в сокращенной форме. Ведь обращение по имени-отчеству – это культурное, историческое достояние нашей страны. Если вам придется знакомить своих коллег друг с другом, то сотрудников меньшего чина представляют коллеге высшей должности.
Рукопожатие – важный момент приветствия на работе. Неприятные ощущения от рукопожатия могут быть свидетельством негативных особенностей характера вашего партнера. Для установления будущих деловых отношений используется в меру крепкое рукопожатие, которое говорит о уверенности в себе и силе духа. При этом смотреть нужно в глаза. Поскольку на рабочем месте мужчины и женщины равны, то необходимо протягивать руку не только сильной половине человечества, но и милым дамам.
Рабочее место – лицо хозяина. Воспитанный человек содержит свой рабочий стол в порядке, важные деловые бумаги не лежат в одной куче с посторонними вещами (косметичками, кофейными чашками недельной давности, бумажками от шоколадок и т.д.). На рабочем месте не следует жевать бутерброды, ковырять в зубах, наводить макияж и заниматься подобными отвлекающими делами.
Курить нужно только в специально отведенном, оборудованном для этого месте. Не стоит трогать вещи и разглядывать документы на столах коллег. Воспитанный человек всегда должен интересоваться делами коллег, но при этом никому не навязывать свое общество. Успехи сотрудников должны радовать, а неудачи искренне огорчать. Запоминайте, а лучше записывайте, когда у них важные даты в личной жизни, и не забывайте поздравить с очередным поощрением от начальства. Личные обиды и антипатии должны оставаться за стенами офиса, чтобы не влиять на деловые отношения. Храните тайны, чтобы оправдать оказанное доверие.
Для желанного развития вашей карьеры недостаточного высокого уровня профессионализма, следует забыть о конфликтах, агрессии и обидах, воспринимайте критику, соблюдайте правила этикета, будьте в меру общительным и ваша карьера точно пойдет вверх!