Самым распространенным нарушением при исполнении сотрудником компании своих функциональных обязанностей является отсутствие этого человека в рабочее время на своем месте без уважительных на то причин. Руководству фирмы нужно понимать, что для привлечения работника к ответственности необходимо правильно все отразить документально, то есть составить по всем правилам акт об отсутствии работника на рабочем месте.
Положения трудового законодательства перечисляют случаи, когда отсутствие работника считается прогулом:
- Если сотрудник компании отсутствует на своем месте работы более четырех часов.
- Когда привлеченное по трудовому контракту физлицо не является на работу и не сообщает об этом ответственных на предприятии лиц об этом.
- Когда сотрудник, принявший решение расторгнуть трудовой контракт, перестает выходить на работу в период отработки.
- В ситуации, когда срочный является действующим, а работник перестает выполнять свои трудовые обязанности.
- Когда работник хозяйствующего субъекта использует дни отгула, не предупредив об этом своего руководителя.
Важно: в обязанности работодателя включается необходимость документального оформления всех событий, которые свидетельствуют о вине сотрудника компании в связи с нарушением норм трудового права. Законодательством установлена строгая процедура, которую необходимо руководству обязательно соблюсти.
Увольнение работника за прогул в компании возможно только при наличии правильно составленных документов. Если их нет, то при обращении сотрудника в судебные органы, его могут восстановить, даже если факт нарушения имел действительно место.
Уважительные причины отсутствия, по которым нельзя уволить
Если работника нет на его месте работе нельзя сразу говорить о прогуле. В жизни бывают самые разные ситуации, среди них может случиться так, что работник не смог сразу известить работодателя о происшедшем и у него есть уважительная причина.
Поэтому, когда установлено отсутствие сотрудника на рабочем месте в рабочее время нужно попытаться всеми доступными способами установить, почему его нет на работе. Это могут быть звонки домой, запрос через телеграмму, электронную почту, письмо и т. д.
Список причин, когда работник не является нарушителем трудовой дисциплины, не закреплен законодательно, но к ним можно отнести следующее:
- Сдача в поликлинике работником крови (донорство).
- Болезнь или травма у сотрудника или члена его семьи.
- Исполнение сотрудником предусмотренных законодательством государственных и общественных обязанностей.
- Дорожно-транспортные происшествия.
- Заключение его под стражу.
- Катастрофы и другие стихийные бедствия.
- Опоздания из-за сбоя графика работы общественного транспорта.
- Приостановка трудовой деятельности, если в компании определенное время не выплачивается зарплата и работник предварительно сообщил руководству о своем решении приостановить работу.
- Когда сотрудник приступил к выполнению своих трудовых обязанностей по старому графику, если уведомление о новом распорядке работы не было доведено до него соответствующим образом.
Такие причины будут приняты как уважительные даже в ситуации, когда сотрудник не смог вовремя уведомить кадрового специалиста либо ответственное лицо о неявке на работу. Однако по требованию закона такие причины должны подтверждаться соответствующими документами. В случае, когда работник сразу не предоставляет их, администрация должна со своей стороны запросить такие бланки.
Внимание: вместе с подтверждающими документами работнику нужно предоставить в письменном виде объяснительную записку с причинами прогула. Тогда в этой ситуации неявка признается уважительной, а потому причины для нет.
Сколько человек должно подписать акт
Нормативные документы не устанавливают, в присутствии какого количества людей необходимо оформлять акт об отсутствии работника на своем месте.
Обдано негласно принято, что таких свидетелей необходимо приглашать минимум двоих. Данное решение сложилось в результате практики составления подобных бланков. Это связано, в первую очередь, с тем, что сразу присутствие нескольких человек повышает объективность освещения факта прогула.
Рекомендуется приглашать таких свидетелей из иных подразделений. Это позволит исключить проявления необъективности и возможности искажения возникшей ситуации. С другой стороны, свидетели должны иметь возможность видеть отсутствие работника на своем месте в течение трудового дня.
Внимание: в качестве свидетелей также можно привлекать лиц, которые не являются сотрудниками этой фирмы, но имели возможность зафиксировать отсутствие работника. Например, это могут быть представители заказчика либо покупателя, которые в это время находились в офисе компании.
Или же это могут представители соседней фирмы, которые могут наблюдать за соседями и видят, кто из них когда пришел на работу, а кто - нет. Только в такой ситуации суд может принять сторону предприятия и подтвердить законность увольнения.
Акт об отсутствии на рабочем месте образец 2018
Файлы для скачивания:
Как составить акт об отсутствии работника на рабочем месте
Такой документ ответственное лицо должно составлять сразу же, как стало ясно, что работник не появился на своем рабочем месте в начале дня, и продолжает там отсутствовать уже длительный период времени. В случае, когда такая ситуация возникает несколько дней подряд, то на каждый факт неявки нужно оформлять отдельный акт.
Закон не определяет, каким именно способом нужно составлять документ - на бумаге от руки, либо набирать на компьютере и затем распечатывать.
Строгих требований к информации, которая должна там содержаться нет. Акт можно составлять на фирменном бланке или можно создать готовый шаблон, и при необходимости внести в него свои сведения.
Начинается составление документа с указания его наименования. Если производится нумерация актов, то после названия записывается порядковый номер. Также необходимо проставить место и дату составления.
Первым делом в акте записываются сведения о сотруднике, который составляет документ - его Ф.И.О., а также занимаемая должность. Далее, такую же информацию требуется записать на свидетелей, которые могут подтвердить факт прогула работника.
Затем в акте указываются данные работника, который не вышел на свое рабочее место. Здесь записываются его Ф.И.О., точные дата и время, когда было установлено, что сотрудника нет на месте, общая его продолжительность отсутствия.
На случай, если придется участвовать в судебном разбирательстве по причине неправомерного увольнения за прогул, в акте рекомендуется подробно описать - на каком именно месте должен выполнять свои обязанности этот сотрудник, где именно оно располагается, как выглядит окружающая обстановка и т. д.
На следующем шаге в акте необходимо максимально подробно привести разъяснения работника по поводу его отсутствия. Его объяснения нужно записывать слово в слово, не искажая и не изменяя смысл сказанного.
Если во время предпринятых попыток связь с работником установить не удалось - например, ему звонили по телефону, а он не брал трубку. Необходимо подробно указать, какие использовались средства связи, точное время, когда это происходило, чем все закончилось.
На этом составление документа завершается. Сначала бланк подписывает его составитель, а после этого приглашенные свидетели. Каждый из них должен проставить подпись в отведенной для этого графе и рядом указать дату, когда это было сделано.
Ознакомление с документом
С составленным и подписанным документом требуется ознакомить работника при его появлении на месте. Он должен подтвердить факт ознакомления проставлением даты и личной подписи. Далее, одна копия акта выдается ему на руки.
Работник может отказываться знакомиться с актом и производить его подписание. Тогда требуется снова собрать комиссию (это могут быть те де люди, что участвовали в составлении акта, либо новые) и составить и подписать акт об отказе. Оба документа необходимо скрепить, и в дальнейшем храниться в архиве они должны вместе.
Ее целью является информирование руководства хозяйствующего субъекта об отсутствии работника. Руководитель должен рассмотреть предоставленные документы и вынести свое решение и мерах воздействия на прогульщика.
Одним из самых серьезных нарушений трудовой дисциплины на предприятии является неявка на свое рабочее место. При этом наказанием за такое нарушение может быть даже увольнение прогульщика. Однако для правильного сбора доказательной базы, чтобы провести увольнение максимально правильно, необходимо вовремя оформлять подтверждающие документы. Одним из них является акт об отсутствии работника на рабочем месте.
Прогулом признается:
- Невыход на работу во время трудового дня либо смены без уведомления об этом руководства;
- Отсутствие на установленном рабочем месте более 4 часов подряд без наличия на это уважительных причин;
- Невыход на рабочее место в период обязательной отработки (2 недели) при написании заявления на увольнение по своему желанию;
- Невыход на работу до конца установленного срока действия с ним;
- Использование рабочего дня в счет компенсации времени работы в праздничный день без предварительного согласования этого с администрацией компании.
В обязанности компании входит правильное оформление всех документов, подтверждающих факт свершения прогула. В противном случае во время судебного разбирательства суд может принять сторону уволенного с восстановлением его в правах и выплатой компенсации.
Внимание! Если же работника не было на месте работы менее 4 часов, то трактовать это событие как прогул нельзя, это всего лишь опоздание. Или же, если выяснилось, что его отсутствие носило уважительный характер, то в таком случае нельзя произвести .
Уважительные причины отсутствия, по которым нельзя уволить
Кроме злостного сознательного нарушения трудовой дисциплины, случаются также события, при которых работник отсутствует на своем месте работы не по своей вине. Поэтому, определив факт невыхода работника, необходимо, в первую очередь, попытаться определить причину, по которой это произошло. Для этого нужно задействовать все имеющиеся каналы связи и попытаться связаться с ним.
Законодательством не определяется полный закрытый перечень, какие события не будут считаться прогулом без уважительной причины.
Но среди них можно выделить:
- Нахождение на донорском пункте сбора крови;
- Плохое состояние здоровья как самого работника, так и кого-то из близких ему людей;
- Привлечение сотрудника для выполнения им гражданских либо общественных обязанностей (участие в судебном деле в качестве присяжного, свидетеля и т. п.);
- Дорожно-транспортное происшествие и последовавшая госпитализация работника;
- Установление административного заключения;
- Опоздание либо неявка общественного транспорта на рейс, его поломка, случаи, связанные с общественным транспортом и не зависящие от воли самого работника;
- Прекращение выполнения рабочих обязанностей работником после уведомления работодателя в связи с задержкой зарплаты более 6 месяцев;
- Выход сотрудника на работу по старому графику. Однако этот случай может трактоваться как прогул, если предварительно он был предупрежден об изменении графика смен под роспись;
- Возникновение чрезвычайных ситуаций.
Все эти ситуации будут расценены как уважительные, даже если работник вовремя не сообщил в компанию о них, однако имеет на руках необходимые подтверждающие документы. При этом инициатором выяснения причины неявки должно быть руководство фирмы, которое отправляет соответствующий запрос.
Внимание! Работнику же, в срок двух дней с момента его получения, нужно сформировать ответ с приложением подтверждающих документов. В случаях, когда отсутствие является уважительным, а работник достоин оказываемого доверия, акт об этом событии можно не составлять. С другой стороны, это лучше сделать, если доверие руководства он потерял, либо есть сведения о том, что предоставляемые объяснения об уважительных причинах недостоверны.
Скачать образец акта
Скачать в формате Word.
Как составить акт об отсутствии работника на рабочем месте
Акт желательно оформлять сразу же, как стало известно о том, что работник не появился на своем рабочем месте и отсутствует уже длительное время. Для уведомления руководства используется . Если его отсутствие длится два и более дней, то рекомендуется оформлять новый акт на каждый из таких дней.
Для этого документа не определена строгая форма. Его можно составлять на компьютере в произвольной форме, либо взяв за основу фирменный бланк компании, либо на простом листе бумаги от руки шариковой ручкой. На крупных предприятиях может быть разработан специальный шаблон, который необходимо использовать в подобных случаях, подставив туда свои сведения.
Сначала на листе записывается название документа, его порядковый номер, дата и место, где он был составлен.
Далее записываются сведения о работнике, который непосредственно занимался составлением акта - должность, а также полные Ф.И.О. Кроме этого, далее нужно написать те же сведения на всех свидетелей, которые присутствуют при составлении документа и могут подтвердить неявку работника.
Важно! Свидетелей должно быть как минимум два человека, и желательно приглашать их из других отделов или подразделений, чтобы обеспечить их непредвзятость к происходящему.
Затем в акт записываются полные Ф.И.О. работника, который допустил прогул, его должность, точные дата и время, когда было обнаружено, что он не вышел на работу, продолжительность отсутствия.
На случай проведения судебного разбирательства здесь лучше всего подробно расписать, на каком именно рабочем месте и в какой обстановке должен был находиться отсутствующий работник.
Далее в акт подробно записываются объяснения от сотрудника по поводу его отсутствия на рабочем месте. Это обязательно нужно сделать точно слово в слово, ничего не изменяя и не опуская. Если с работником были предприняты несколько попыток связаться, но этого не удалось (к примеру, он не отвечал на телефонные звонки), то обязательно нужно в акте указать как именно делались попытки связаться, когда, и чем они завершились.
После этого документ подписывает сначала его составитель, а затем и все три свидетеля. Каждый человек проставляет свою подпись и дату, когда он произвел визирование.
Важно! С составленным документом нужно ознакомить сотрудника под роспись, с указанием даты ознакомления. Вторая копия должна быть передана на руки. Если прогульщик отказывает подписать составленный акт, то необходимо снова собрать комиссию и оформить акт об отказе. Далее он подшивается к первому документу и храниться все время вместе с ним.
После изучения представленных документов, руководитель уже будет принимать решение о мере воздействия на прогульщика.
Документ о прогуле работника составляется в том случае, если он систематически не соблюдает режим труда и отдыха, установленного на предприятии, где он трудится. Оформленный акт об отсутствии на рабочем месте дает возможность работодателю применить к подчиненному меры дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения (при периодически повторяющихся нарушениях). Как составляется акт о прогуле, его образец можно скачать бесплатно ниже. Бланк актуален на 2017 – 2018 год.
Кто считается нарушителем порядка трудовой дисциплины?
Трудящийся, несоблюдающий условия труда, считается нарушителем если:
- при оформлении безвременного договора, сотрудник оставил рабочее место без соответствующего заявления;
- работник не оформив заявление, удалился в отпуск;
- специалист устраивает выходные дни по своему усмотрению;
- сотрудник не пришел на службу по завершению административного перевода, отказался от ставки до окончания перевода;
- подчиненный отсутствовал на рабочем месте более 4-х часов без объяснения причин;
- трудящийся отказывается от сверхурочных трудовых обязанностей, организованных на основании должностной инструкции.
В трудовом соглашении в обязательном порядке прописывается ответственность сотрудника за опоздание, а также за прогулы. Документом, носящим информационно-справочный характер и фиксирующим отсутствие на рабочем месте сотрудника, является акт об отсутствии сотрудника на работе.
Применить дисциплинарное взыскание за нарушение дисциплины можно только после получения от работника. Если принято решение уволить сотрудника, то приказ составляется по .
Оформление акта о прогуле сотрудника
Унифицированной формы законодательством на сегодняшний момент не установлено. Но, наряду с этим фактом, существуют требования, носящие обязательный характер выполнения и занесения данных в акт:
- номер регистрации акта и место его подписания;
- сведения об организации;
- полное описание деяния и временной промежуток совершенного проступка в виде отсутствия на рабочем месте без уважительной причины;
- информация о членах комиссии и о провинившемся специалисте (должность, ФИО);
- сведения о предпринятых действиях по установлению местонахождения прогульщика, их итоги;
- длительность отсутствия сотрудника с обозначением времени на обед и иные перерывы в соответствии с трудовым распорядком.
Отсутствие сотрудника на рабочем месте должно вносится в протокол в присутствиии 2 человек (минимум). Подчиненный, на чье имя составлен акт, проставляет ознакомительную подпись на бланке. Если работник отказывается ставить личную подпись, тогда в акте фиксируется надлежащая запись, которая заверяется членами утвержденной комиссии.
Важно понимать, что отказ от подписания составленного акта о прогуле не является причиной отмены дисциплинарного взыскания. Несогласие сотрудника обязательно фиксируется в акте.
Акт об отсутствии сотрудника в обязательном порядке содержит подписи всех членов комиссии с расшифровкой.
Необходимо знать, что привлечь к административной ответственности сотрудника можно в срок от 1 до 6 месяцев с даты обнаружения нарушения трудовой дисциплины, для проступков по итогам финансовых ревизий срок продлевается до 2 лет. При нахождении специалиста на больничном или ежегодном отпуске течение срока приостанавливается.
Правовые последствия невыхода сотрудника на работу
В соответствии с подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) прогул является основанием для увольнения сотрудника. При этом под прогулом согласно указанной норме понимаются ситуации:
- когда работник отсутствовал по месту работы более 4 часов подряд;
- когда работник не появлялся вообще в течение своего рабочего дня или смены, независимо от того, какова их продолжительность.
Для того чтобы отсутствие считалось прогулом и увольнение за него было законным, причины отсутствия не должны быть уважительными.
Также работодателю важно правильно оформить прогул, для чего составляется акт об отсутствии на рабочем месте. Образец акта об отсутствии на рабочем месте будет представлен для скачивания в следующем разделе статьи.
При этом само по себе составление акта о невыходе сотрудника на работу еще не означает автоматически применение к работнику мер ответственности, поскольку:
- Как было обозначено, работник может представить доказательства уважительности отсутствия. Истребование письменных объяснений, исходя из положений ч. 1 ст. 193 ТК РФ, является обязанностью работодателя. При этом работнику дается 2 рабочих дня на их представление.
- Применение дисциплинарного воздействия в силу ч. 1 ст. 192 ТК РФ является правом, а не обязанностью работодателя, в связи с чем даже при отсутствии подтверждения уважительности отсутствия существует вероятность неприменения к работнику мер ответственности.
Бланк акта об отсутствии работника на работе
Заполненный бланк акта об отсутствии работника на рабочем месте можно скачать по ссылке: Акт об отсутствии на рабочем месте - образец 2018 - 2019 .
Несмотря на отсутствие формальных требований к акту в законодательстве, приведенный образец акта о невыходе на работу отражает основную необходимую информацию для подтверждения факта невыхода на работу.
В частности, образец акта об отсутствии работника на рабочем месте содержит следующие сведения:
- указание на организацию-работодателя (наименование и адрес места нахождения);
- данные о сотруднике, составившем акт (фамилию, инициалы, должность);
- данные о сотрудниках, в присутствии которых составлен акт;
- обстоятельства, которые фиксируются актом (факт невыхода);
- сведения об отсутствующем работнике;
- продолжительность отсутствия на момент составления акта;
- наличие/отсутствие сведений о причинах неявки на работу.
После появления сотрудника акт представляется ему для ознакомления, о чем он проставляет в акте свою подпись. При отказе от подписания в акте делается отметка с удостоверением указанного обстоятельства подписями лиц, которые присутствовали при предъявлении работнику акта для ознакомления.
ВАЖНО! Несоставление акта о прогуле — одно из оснований для признания увольнения незаконным (апелляционное определение Свердловского облсуда от 29.06.2017 по делу № 33-10549/2017).
Уважительные причины отсутствия работника
Для того чтобы увольнение было признано законным, помимо составления акта необходимо учитывать следующие замечания, выведенные из судебной практики, относительно уважительности причин отсутствия:
- невыяснение судом причин отсутствия — основание для направления дела на новое рассмотрение (определение ВС РФ от 09.10.2017 № 9-КГ17-10);
- прохождение обследования в отсутствие документа, освобождающего от работы, — неуважительная причина отсутствия (апелляционное определение Ростовского облсуда от 13.07.2017 по делу № 33-11733/2017);
- несмотря на достаточность увольнения за однодневный прогул, если работодатель увольняет за прогул в течение нескольких дней, должна быть доказана неуважительность отсутствия в течение всех дней, за которые применяется ответственность в виде увольнения (апелляционное определение Свердловского облсуда от 10.08.2017 по делу № 33-13127/2017);
- уволенный сотрудник не может обосновать уважительность отсутствия на работе отпуском без сохранения заработной платы, если сторонами трудовых отношений такой отпуск надлежащим образом не оформлялся (апелляционное определение Пермского крайсуда от 02.03.2016 по делу № 33-2260/2016).
Итак, в настоящей статье был представлен для скачивания соответствующий законодательству и правоприменительной практике образец акта об отсутствии на рабочем месте. В указанном акте отражаются данные об организации, сотруднике, составившем акт, лицах, присутствовавших при его составлении, сведения об отсутствующем работнике, продолжительность отсутствия, наличие/отсутствие сведений о причинах неявки на работу на момент составления акта.
Одним из видов нарушений трудовой дисциплины является отсутствие сотрудника на рабочем месте. Для обеспечения доказательной стороны, в случае привлечения в дальнейшем этого человека к дисциплинарной ответственности, в компании должен составляться соответствующий акт об отсутствии работника на рабочем месте. Также эта форма имеет важное значение, если произошел несчастный случай в период, когда он должен был работать.
Данный документ составляется непосредственным руководителем не явившегося вовремя на работу сотрудника. Эту функцию можно поручить специалисту кадровой службы. Акт оформляется всегда независимо от периода будь то отсутствие на рабочем месте более 4 часов (прогул) или просто опоздание.
Заметив, что сотрудника нет на месте, нужно попытаться связаться с ним (например, по телефону) для выяснения причин данного нарушения. При длительном отсутствии необходимо будет даже выехать к этому лицу на дом, или послать на адрес, указанный в личном деле, заказную корреспонденцию с уведомлением при вручении.
Если работник предупреждает, что у него есть уважительные основания (например, временная нетрудоспособность), акт может и не оформляться. Тем не менее в случаях, когда у руководства имеются причины не доверять словам подчиненного, то его рекомендуется все же составить, а в табеле поставить буквенный код «НН». При появлении этого сотрудника, выяснения всех фактов и получения подтверждающих документов, запись в табель уточняется соответствующими кодами.
Данный документ заполняется в присутствии не менее двух свидетелей, которыми могут выступать другие работники предприятия. Для обеспечения их объективности лучше всего пригласить свидетелей из других отделов. После оформления акта, они должны его прочитать и зафиксировать достоверность указанных событий своею подписью.
Как составить Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте
У данного акта не существует унифицированного вида. Он может составляться на с помощью компьютера, на простом листе бумаге формата А4 от руки. На предприятии также используется разработанный для таких случаев шаблон.
В акте указывается название документа, его номер по порядку, место, дата и время составления. Далее заполняется информация о его составителе – должность и личные данные. Тут же указываются присутствующие свидетели (профессии и Ф.И.О.).
После этого в акте нужно зафиксировать должность и личные данные не явившегося сотрудника, точное указание даты и времени отсутствия, а также продолжительность этого периода. Для избежания в будущем проблем при трудовом разбирательстве желательно записать точное место работы отсутствующего.
Ниже делается отметка о полученных от работника объяснениях. Если связаться с сотрудником не получается (например, не поднимает трубку телефона), это необходимо отразить в акте. Документ визируется его составителем, свидетелями с расшифровкой их данных и датами подписания. С оформленным актом в соответствии с нормами закона нужно ознакомить самого работника под роспись с указанием даты его подписания. Второй экземпляр этого документа должен быть предоставлен ему.
Нюансы
О тсутствие на рабочем месте может длиться несколько дней. В этом случае желательно данный акт руководителю подразделения составлять ежедневно. Также допускается заполнение общего документа, охватывающего весь период отсутствия.