Способ проведения инвентаризации. Методика проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей в ходе ревизии. Оформление и выведение результатов инвентаризации

Многие начинающие специалисты задаются вопросом, как провести инвентаризацию. Чтобы избежать осложнений и возможных ошибок при выполнении этой кропотливой работы, следует подробно изучить нормативную базу, связанную с вопросами инвентаризации, уяснить понятие, сущность и цели проведения инвентаризации, а также исследовать порядок ее проведения.

Что такое инвентаризация

Под инвентаризацией понимают проверку имущества и обязательств, которая осуществляется для обеспечения достоверности сведений бухгалтерского учета и отчетности. В процессе проведения инвентаризации уполномоченные лица собирают, анализируют и подтверждают наличие необходимых документов и имущественных объектов.

Цели инвентаризации

Среди основных целей, на которые направлена инвентаризация, стоит отметить следующие:

1. подтверждение наличия имущества для обеспечения его сохранности;
2. выявление присутствия неучтенных объектов;
3. уточнение количества и характера материально-производственных ресурсов, которые использовались при производственных мероприятиях;
4. сравнение данных о наличии объектов имущества в натуре с информацией, касающейся результатов синтетического и аналитического учета, например сведений о недостачах или найденных излишках;
5. проверка правильности и полноты составления учетных документов;
6. проверка оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной цены и состояния;
7. проверка соответствия процедур эксплуатации средств и использования нематериальных активов установленным отечественным законодательством правилам.

Объекты инвентаризации

В перечень объектов, подлежащих проверке, включаются:

• имущество юридического лица;
• нематериальные и прочие активы;
• основные средства;
• денежные средства;
• арендованное и хранимое имущество;
• имущество, которое по каким-либо причинам не было учтено.

Когда инвентаризация является обязательной

Сотрудникам организации важно знать не только о том, как правильно провести инвентаризацию, но и о том, когда необходимо это мероприятие. В число законных оснований для проведения инвентаризации законодатель включает такие обстоятельства, как:

• смена материально ответственных лиц;
• наступление периода составления годовой отчетности;
• выявление факта хищения;
• поиск сведений о наличии мошенничества или порче имущества компании;
• реорганизация юридического лица;
• ликвидация организации;
• наступление стихийного бедствия, пожара или иного ЧС.

Способы проведения инвентаризации

Организации, которые нуждаются в учете объектов имущественного комплекса и денежных средств, могут проводить полную или частичную инвентаризацию.

Особенности частичной инвентаризации

Режим частичной инвентаризации может применяться сотрудниками организации, если им необходимо уточнить данные, связанные с учетными сведениями по отдельному участку магазина или склада. Также она применяется, когда нужно устранить расхождения между реальными остатками товаров и остатками, зафиксированными в информационной базе.

Частичный учет может осуществляться сотрудниками в рабочее время. В процессе проверки они оформляют спецификацию инвентаризационной описи, куда вносят учетные остатки по каждой позиции товара.

Специфика процедуры проведения полной инвентаризации
Полноформатная инвентаризация требуется в случае, если организация полностью прекращает свою торговую деятельность. В описи и ведомостях фиксируются данные об остатках товара, находящихся на складе.

Такую проверку следует проводить в нерабочее время. Правильный подбор периода проведения учетных действий позволит сотрудникам избежать нежелательных перерывов в работе. Магазины, как правило, проводят инвентаризацию утром до открытия или ночью. Если товарный ассортимент достаточно широк, то рекомендуется осуществлять раздельный учет товаров по каждому торговому отделу.

Правила проведения инвентаризации

Специалисты, ответственные за проведение учетных действий, которые желают выяснить, как провести инвентаризацию, должны изучить основные правила проведения учета имущества и денежных средств. К таким правилам следует отнести обязанность специалиста по предварительной проверке описей, инвентарных карточек, инвентарных книг, регистров, технических паспортов, документов на основные средства. Если какие-либо из названных бумаг отсутствуют, то необходимо заняться их своевременным оформлением.

После осмотра объектов инвентаризации комиссия заносит их характеристики в специальные описи. Следует фиксировать наименование, назначение, номера, показатели и степень износа объектов максимально полно и точно. При выявлении ошибок в бухгалтерских документах ответственные лица должны отмечать их в инвентаризационной описи. Важно следить за фиксацией объектов, ранее не поставленных на учет.

Стадии проведения инвентаризации

Подготовка учетной системы

Первый этап учета предполагает выбор периода проведения инвентаризации, который следует определять исходя из времени минимальной загрузки организации. При проведении учета важно исключить перемешивание товарных запасов.

Пересчет товаров

Пересчет следует производить быстро и точно. Рекомендуется воспользоваться штрихкодами, которые позволят безошибочно идентифицировать товары. Сотрудники, пересчитывающие товар, могут разделиться на 2 группы. Первая группа будет занята пересчетом объектов и наклейкой штрихкодов, а вторая – сканированием штрихкодов и введением сведений о количествах товара в юридическую документацию.

Анализ результатов учета

Сотрудники проверяют, нет ли расхождений в остатках товаров. Сверяют данные о расхищениях в остатках. Также производится контрольный пересчет. Если при проверке были выявлены расхождения, то следует назначить дополнительную неполную инвентаризацию. Такая проверка позволит выявить причины и точные объемы расхождений.

На предприятиях Украины наиболее распространены следующие методы про­ведения инвентаризации.

1. «Книжная» инвентаризация проводится с применением специальных книг, принцип построения которых схож с принципом построения оборотных ведомос­тей (с указанием ориентировочной (постоянной) номенклатуры ценностей(обычно типографским способом).

Следуя данному методу, комиссия занимается пересчетом ТМЦ и фиксирова­нием их количества и цены (на момент инвентаризации) в книге для инвентари­зации в специализированных подразделениях (на складах) с постоянной номен­клатурой ТМЦ.

2. Непрерывная (перманентная) инвентаризация проводится непрерывно в тече­ние отчетного года. Сначала определяется полная номенклатура ТМЦ, а затем (в течение года) осуществляется систематический контроль за наличием, хранением и ис­пользованием ТМЦ на складах. Этот ме­тод позволяет выявлять недоработки и ошибки в организации и ведении ана­литического (количественного) учета.

3. «Карточная» инвентаризация проводится с помощью книжных карточек и карточек по партиям ТМЦ .

Суть данного метода заключа­ется в применении инвентарных ярлы­ков (смотри пособие ), на которых указываются: структур­ная единица (место проведения инвентариза­ции), название ТМЦ, ее реквизиты (марка, сорт и т.д.), номенклатурный но­мер, единица измерения, количество, сведения о движении ТМЦ на пред­приятии, ответственные лица. Ценность этого метода - в возможности конт­роля за ТМЦ при непрерывном производственном цикле (в ходе инвентари­зации). Ярлыки хранятся вместе с соответствующими ТМЦ, их используют для составления описей.

4. Применение «территориальной» инвентаризации оптимально в боль­ших фирмах, занимающихся торговлей крупными (оптовыми) партиями ТМЦ. Большие складские сектора делятся на зоны, где процесс погрузки-разгрузки разделяется территориально. При таком методе инвентаризации ТМЦ в кон­тейнерах доставляются в указанные зоны, а комиссия на месте проверяет фак­тическое наличие ТМЦ в контейнерах. Полученные данные фиксируются на ярлыках или в книжных карточках. К сведениям в первичных документах до­бавляются коды контейнеров и др. Как правило, этот метод используется при достаточно высокой автоматизации учетных процессов на предприятии. Пос­ле заполнения первичных документов информация направляется на обработ­ку в компьютерную базу данных или на регистрацию в специальном журнале.

Вопрос 4 .Документальное оформление инвентаризации

Согласно п.1 и п.2 ст.9 Закона о бухучете, основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирую­щие факты осуществления хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно - непосредственно после ее завершения. Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов мо­гут составляться сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бу­мажных или машинных носителях и должны иметь следующие обязатель­ные реквизиты:

Название документа (формы);

Дату и место составления;

Название предприятия, от имени которого составлен документ;

Должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность се оформления;

Личную подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Для оформления инвентаризации как одного из учетных процессов на пред­приятии используются формы типовых документов. Законодательством Украины утверждены только некоторые из них. Инструкция № 69 не содержит ни типовых форм инвентаризационных описей, ни ссылок на другие законодательные акты их содержащие.

В связи с этим, следует использовать типо­вые формы двух видов: формы, утвержденные законодательными актами Украи­ны, и формы, утвержденные Постановлением № 241.

Применение старых форм соответствует законодательству. Это прямо разрешено п.2.7 Положения № 88. «Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете».

Постановление № 241 содержит формы типовых докумен­тов для проведения инвентаризации различных объектов (формы бланков для учета инвентаризируемых объектов, типовые формы бланков инвентаризацион­ного ярлыка, актов инвентаризации и т.д.). В числе документов, утвержденных действующим украинским законодательством, следует перечислить следующие:

Инвентаризационная опись ТМЦ - ф. № М-21, утвержденная приказом Минстата от 21.06.1996 № 193;

Акт инвентаризации наличия денежных средств - форма приложения 1 к Положению о ведении кассовых операций.

Важно, что документы, используемые при инвентаризации, упоминаются в Перечне типовых документов, которые составляют при деятельности органов го­сударственной власти и местного самоуправления, других учреждений, органи­заций и предприятий, где указанысроки хранения этих документов. Данный Перечень утвержден приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.1998 № 41. зарегистрированным в Минюсте 17.09.1998 № 576/3016.

Перечень документов, которые оформляются при полной инвентаризации, с указанием сроков их хранения приведен в таблице (см. Пособие стр.9) .

Все данные, полученные комиссией во время инвентаризации, вносятся в инвентаризационные описи (акты инвентаризации), в которых название ценностей и их количество приводится в номенклатуре, а также в единицах измерения, принятых в учете.

Чтобы предотвратить внесение изменений без ведома комисси на каждой странице описи (акта) прописью проставляется количество порядковых номеров ценностей (позиций), записанных на этой странице, и общее количество в нату- ральном измерении независимо от того, в каких единицах измерения килограммах, метрах и др.) они отражены (см. стр.19).

Помарки и подчистки в инвентаризационных описях не допускаются. В случае обнаружения ошибок, они должны быть исправлены в соответствии с требованиями Положения № 88. Так, согласно п.4.2,4.4 указанного Положения

ошибки в первичных документах, учетных регистрах и отчетах, составленных ручным способом, исправляются корректурным способом. Исправление ошибки должно быть подтвер.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей. Все исправления должны быть заверены всеми членами комиссии.

На предприятиях Украины наиболее распространены следующие методы про­ведения инвентаризации.

1. «Книжная» инвентаризация проводится с применением специальных книг, принцип построения которых схож с принципом построения оборотных ведомос­тей (с указанием ориентировочной (постоянной) номенклатуры ценностей(обычно типографским способом).

Следуя данному методу, комиссия занимается пересчетом ТМЦ и фиксирова­нием их количества и цены (на момент инвентаризации) в книге для инвентари­зации в специализированных подразделениях (на складах) с постоянной номен­клатурой ТМЦ.

2. Непрерывная (перманентная) инвентаризация проводится непрерывно в тече­ние отчетного года. Сначала определяется полная номенклатура ТМЦ, а затем (в течение года) осуществляется систематический контроль за наличием, хранением и ис­пользованием ТМЦ на складах. Этот ме­тод позволяет выявлять недоработки и ошибки в организации и ведении ана­литического (количественного) учета.

3. «Карточная» инвентаризация проводится с помощью книжных карточек и карточек по партиям ТМЦ .

Суть данного метода заключа­ется в применении инвентарных ярлы­ков (смотри пособие ), на которых указываются: структур­ная единица (место проведения инвентариза­ции), название ТМЦ, ее реквизиты (марка, сорт и т.д.), номенклатурный но­мер, единица измерения, количество, сведения о движении ТМЦ на пред­приятии, ответственные лица. Ценность этого метода - в возможности конт­роля за ТМЦ при непрерывном производственном цикле (в ходе инвентари­зации). Ярлыки хранятся вместе с соответствующими ТМЦ, их используют для составления описей.

4. Применение «территориальной» инвентаризации оптимально в боль­ших фирмах, занимающихся торговлей крупными (оптовыми) партиями ТМЦ. Большие складские сектора делятся на зоны, где процесс погрузки-разгрузки разделяется территориально. При таком методе инвентаризации ТМЦ в кон­тейнерах доставляются в указанные зоны, а комиссия на месте проверяет фак­тическое наличие ТМЦ в контейнерах. Полученные данные фиксируются на ярлыках или в книжных карточках. К сведениям в первичных документах до­бавляются коды контейнеров и др. Как правило, этот метод используется при достаточно высокой автоматизации учетных процессов на предприятии. Пос­ле заполнения первичных документов информация направляется на обработ­ку в компьютерную базу данных или на регистрацию в специальном журнале.

Вопрос 4 .Документальное оформление инвентаризации

Согласно п.1 и п.2 ст.9 Закона о бухучете, основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирую­щие факты осуществления хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно - непосредственно после ее завершения. Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов мо­гут составляться сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бу­мажных или машинных носителях и должны иметь следующие обязатель­ные реквизиты:

Название документа (формы);

Дату и место составления;

Название предприятия, от имени которого составлен документ;

Должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность се оформления;

Личную подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Для оформления инвентаризации как одного из учетных процессов на пред­приятии используются формы типовых документов. Законодательством Украины утверждены только некоторые из них. Инструкция № 69 не содержит ни типовых форм инвентаризационных описей, ни ссылок на другие законодательные акты их содержащие.

В связи с этим, следует использовать типо­вые формы двух видов: формы, утвержденные законодательными актами Украи­ны, и формы, утвержденные Постановлением № 241.

Применение старых форм соответствует законодательству. Это прямо разрешено п.2.7 Положения № 88. «Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете».

Постановление № 241 содержит формы типовых докумен­тов для проведения инвентаризации различных объектов (формы бланков для учета инвентаризируемых объектов, типовые формы бланков инвентаризацион­ного ярлыка, актов инвентаризации и т.д.). В числе документов, утвержденных действующим украинским законодательством, следует перечислить следующие:

Инвентаризационная опись ТМЦ - ф. № М-21, утвержденная приказом Минстата от 21.06.1996 № 193;

Акт инвентаризации наличия денежных средств - форма приложения 1 к Положению о ведении кассовых операций.

Важно, что документы, используемые при инвентаризации, упоминаются в Перечне типовых документов, которые составляют при деятельности органов го­сударственной власти и местного самоуправления, других учреждений, органи­заций и предприятий, где указанысроки хранения этих документов. Данный Перечень утвержден приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.1998 № 41. зарегистрированным в Минюсте 17.09.1998 № 576/3016.

Перечень документов, которые оформляются при полной инвентаризации, с указанием сроков их хранения приведен в таблице (см. Пособие стр.9) .

Все данные, полученные комиссией во время инвентаризации, вносятся в инвентаризационные описи (акты инвентаризации), в которых название ценностей и их количество приводится в номенклатуре, а также в единицах измерения, принятых в учете.

Чтобы предотвратить внесение изменений без ведома комисси на каждой странице описи (акта) прописью проставляется количество порядковых номеров ценностей (позиций), записанных на этой странице, и общее количество в нату- ральном измерении независимо от того, в каких единицах измерения килограммах, метрах и др.) они отражены (см. стр.19).

Помарки и подчистки в инвентаризационных описях не допускаются. В случае обнаружения ошибок, они должны быть исправлены в соответствии с требованиями Положения № 88. Так, согласно п.4.2,4.4 указанного Положения

ошибки в первичных документах, учетных регистрах и отчетах, составленных ручным способом, исправляются корректурным способом. Исправление ошибки должно быть подтвер.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей. Все исправления должны быть заверены всеми членами комиссии.

До начала проверки фактического наличия имущества ревизору надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей. Он визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «До инвентаризации на (дата)» , что должно служить бухгалтерии организации основанием для определения остатков на складе началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к на­чалу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной ко­миссии и все ценности, поступившие под их ответственность, опри­ходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие доверенности па получение имущества.

Проверенные на складе партии сырья или материалов члены комиссии записывают в той последовательности, в какой идет инвентаризация. Записи делаются в черновиках. Ведутся как минимум два черновика. Один черновик заполняет материально ответственное лицо, Другой - кто-нибудь из членов инвентаризационной комиссии. По мере необходимости записи в двух черновиках сверяются. И толь­ко по окончании инвентаризации оформляется инвентаризационная опись. В инвентаризационной описи ценности расположены по на­именованиям и артикулам, значащимся в учете, что часто не соответ­ствует порядку их расположения на складе.

На основе данных учета и инвентаризационных описей бухгал­терия под наблюдением председателя инвентаризационной комиссии составляет сличительные ведомости. Если ТМЦ учитываются в нату­ральном и стоимостном выражении, то суммы их излишков и недо­стач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с оцен­кой в бухгалтерском учете. Если в учете не указана цена, но есть сведе­ния о количестве и общей стоимости ТМЦ, ее определяют делением общей стоимости ТМЦ на их количество и сверяются с прейскурант­ной ценой. Там, где ведут учет только по стоимости, например в мага­зинах, итоги инвентаризации оформляют актом инвентаризации.

Сличительная ведомость и акт инвентаризации должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии.За книж­ные остатки по бухгалтерии расписывается бухгалтер.

Инвентаризационные ведомости составляются отдельно на ма­териалы в пути, материальные ценности, принятые на хранение или в переработку, и на материалы, переданные для переработки сторон­ним организациям.

Инвентаризационная опись (форма № ИНВ-3) по завершении инвентаризации должна содержать все необходимые реквизиты, не иметь несанкционированных (не оформленных соответствующим образом) исправле­ний. Санкционированные исправления вносит инвентаризационная комиссия во все экземпляры описи.

Работа ревизора оформляется протоколом. В протоколе отража­ются: результаты инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материалов. В протоколе на основании составленных сличительных ведомостей (форма № ИНВ-18) ревизор дает свои выводы но результатам инвентаризации и предло­жения по устранению выявленных недостач, списанию недостач в пре­делах норм естественной убыли, оприходованию излишков и т.д.

Очень важно правильное оформление (составление) сличитель­ных ведомостей. Такая работа ведется в двух направлениях: выверя­ются учетные данные и подсчеты, проведенные в инвентаризацион­ных описях. Учетные данные выводятся на день инвентаризации на основе данных на 1-е число месяца и представленных приходно-расходных документов. Учетные данные обязательно подтверждает бухгалтер организации (удобнее всего это делать прямо на самой сличи­тельной ведомости). Данные, отраженные в описи, подтверждают лица, проверявшие фактические данные.

Инвентаризационные описи составляются по подразделениям организации. Отдельно дается таблица соответствия: подразделение, материально ответственное лицо, общая стоимость вверенных материалов, в которой указывается наличие (отсутствие) договора о материальной ответственности.

Выявленные инвентаризацией неучтенные материалы должны быть оценены с учетом рыночных цен.

Обнаруженные недостачи материалов подлежат списанию в уста­новленном порядке. Каждый случай списания недостающих материа­лов ревизор тщательно проверяет. При этом нередко вскрываются нарушения действующего порядка отнесения на виновных лиц стои­мости недостающих материалов, порядка погашения этой задолжен­ности и отражения в учете всех операций по списанию.

← Вернуться