Предположим, что вы тщательно настроили параметры страницы для красивого вывода на печать таблицы на одном из листов вашей книги Excel. Распечатали его, повертели в руках лист из принтера, порадовались удачному размещению... и поняли, что листов-то у вас, на самом деле, 10 (или 110), т.е. придется повторять все настройки печати еще много-много раз.
На самом деле, все не так плохо:)
Как надо было сделать
Если вам нужно настроить одинаковые параметры страницы сразу для нескольких листов, то достаточно предварительно их выделить, удерживая Ctrl (листы не подряд) или Shift (листы подряд) и потом уже задавать параметры печати на вкладке . Для наглядности, при выделении сразу нескольких листов в строке заголовка окна Excel будет отображена пометка [Группа] :
Не забудьте потом снять выделение группы листов, щелкнув по любому невыделенному листу, т.к. в режиме выделения группы листов многие функции Excel временно недоступны.
Как скопировать параметры страницы с одного листа на другие
Если вы уже сделали необходимые настройки на одном из листов, то большинство из них можно легко перенести на любые другие выбранные листы книги. Для этого откройте сначала лист-образец, а потом выделите также с Ctrl или Shift другие листы, куда вы хотите скопировать параметры печати. Затем перейдите на вкладку Разметка страницы (Page Layout) и нажмите на стрелку в правом нижнем углу группы Параметры страницы (Page Setup) :
Откроется диалоговое окно параметров страницы, где будут отображены все настройки первого выделенного листа-образца. Ничего не меняя, просто нажмите ОК - и все настройки применятся ко всем выделенным листам.
Область печати и сквозные строки-столбцы
Единственное, что не переносится из параметров страницы прошлым способом - это область печати и сквозные строки/столбцы для печати на каждой странице. Их можно скопировать с помощью небольшого макроса. Откройте редактор Visual Basic на вкладке Разработчик - Visual Basic или с помощью сочетания клавиш Alt+F11 , вставьте новый пустой модуль через меню Insert - Module и скопируйте туда код:
Sub Copy_PrintArea_And_PrintTitles() Dim ws As Worksheet "проходим по всем выделенным листам и копируем на них с текущего листа параметры For Each ws In ActiveWindow.SelectedSheets ws.PageSetup.PrintArea = ActiveSheet.PageSetup.PrintArea "область печати ws.PageSetup.PrintTitleRows = ActiveSheet.PageSetup.PrintTitleRows "сквозные строки ws.PageSetup.PrintTitleColumns = ActiveSheet.PageSetup.PrintTitleColumns "сквозные столбцы Next ws End Sub
Закройте редактор и вернитесь в Excel. Откройте лист-образец и выделите (с Ctrl или Shift ) другие листы. Запустите наш макрос сочетанием клавиш Alt+F8 или с помощью кнопки Макросы на вкладке Разработчик (Developer - Macros) .
Многие команды, используемые в Excel для подготовки книги к печати и экспорту, можно найти на вкладке Разметка страницы. Эти команды позволяют управлять отображением данных при печати, включая ориентацию страницы и размеры полей. Сегодня мы подробно рассмотрим все о разметке страницы в Excel.
Включаем режим разметки
Прежде чем вносить изменения в разметку, можно посмотреть книгу в режиме “Разметка страницы”, чтобы наглядно представить, как будет выглядеть результат. Для перехода к режиму разметки, находим и нажимаем команду “Разметка страницы” в правом нижнем углу книги.
Ориентация страницы
Excel располагает двумя вариантами ориентации страницы: Альбомная и Книжная . При альбомной ориентации, страница располагается горизонтально, а при книжной – вертикально. Книжный вариант полезно применять для листов с большим количеством строк, а альбомный лучше использовать для листов с большим количеством столбцов. Изменить ориентацию страницы в Excel можно с помощью нескольких шагов:
1. Открываем вкладку “Разметка страницы” на “Ленте”.
2. Выбераем команду “Ориентация”, а затем из раскрывающегося меню выбераем вариант “Книжная” или “Альбомная”. Ориентация страницы будет изменена.
ФОРМАТИРОВАНИЕ ПОЛЕЙ
Поле – это пространство между содержимым и краем печатного листа. По умолчанию размеры полей в каждой рабочей книге Excel равны предустановленному значению “Обычные “. Иногда может понадобиться настроить размеры полей таким образом, чтобы данные располагались как можно более комфортно. Excel включает в себя несколько предустановленных вариантов размеров полей. Чтобы подстроить поля “под себя” нужно выполнить пару шагов:
1. Откроем вкладку “Разметка страницы” и выбераем команду “Поля”.
2. В выпадающем меню выбераем подходящий вариант размеров полей. Размеры полей будут изменены в соответствии с выбранным вариантом.
По умолчанию Excel предлагает 3 варианта полей, но также мы можем сами настроить поля и делается это очень просто:
1. Во вкладке “Разметка страницы” нажимаем команду “Поля”, а затем из выпадающего меню выбераем пункт “Настраиваемые поля”.
2. Появится диалоговое окно “Параметры страницы”. Вводим требуемые значения для каждого поля, затем нажимаем OK.
ПЕЧАТЬ ЗАГОЛОВКОВ
Если в таблице имеются заголовки, очень важно, чтобы при печати эти заголовки выводились на каждой странице. Читать распечатанную книгу Excel будет очень неудобно, если заголовки окажутся только на первой странице. Команда Печатать заголовки позволяет выбирать определенные строки или столбцы и печатать их на каждом листе. Давайте разберем как же это сделать:
1. Откроем вкладку “Разметка страницы” и выберем команду “Печатать заголовки”.
2. В появившемся диалоговом окне “Параметры страницы” можно выбрать строки или столбцы, которые необходимо печатать на каждом листе.
3. Нажимаем кнопку “Свернуть диалоговое окно”, которая находится справа от поля “Сквозные строки”.
4. Курсор превратится в небольшую черную стрелку, а диалоговое окно “Параметры страницы” свернется. Выделяем строку, которую необходимо печатать на каждом листе. В нашем примере мы выбрали строку 1.
5. Строка 1 появится в поле “Сквозные строки”. Еще раз нажимаем кнопку “Свернуть диалоговое окно”.
6. В развернувшемся диалоговом окне “Параметры страницы” нажимаем OK. Строка 1 будет добавлена на каждом печатном листе.
ВСТАВКА РАЗРЫВОВ СТРАНИЦ
Если нужно распечатать определенные фрагменты рабочей книги на отдельных листах, необходимо вставить разрывы страниц. В Excel существует два типа разрывов страниц: вертикальные и горизонтальные . Вертикальные разрывы разделяют по столбцам, а горизонтальные по строкам. Давайте попробуем вставить горизонтальный разрыв страницы:
1. Переходим в страничный режим просмотра книги. Для этого находим и выбераем в правом нижнем углу книги команду “Страничный”.
3. Откроем вкладку “Разметка страницы” и из выпадающего меню команды “Разрывы” выберите пункт “Вставить разрыв страницы”. Появится разрыв страницы, отмеченный темно-синей линией.
ВСТАВКА КОЛОНТИТУЛОВ
Книгу можно сделать более интересной и профессиональной, вставив в нее верхние и нижние колонтитулы. Верхний колонтитул располагается в верхней части страницы, а нижний колонтитул внизу страницы. Колонтитулы содержат такую информацию, как номер страницы, дата, название книги или названия разделов. Разберем на примере, как это сделать:
1. Переходим в режим “Разметка страницы”, нажав команду в нижней части окна Excel. Как раньше было уже показано.
2. Выбераем верхний или нижний колонтитул, который необходимо изменить. В нашем примере мы изменим нижний колонтитул.
3. На Ленте появится вкладка “Конструктор”. На ней можно получить доступ к командам Excel, которые позволят автоматически вставлять элементы колонтитулов, такие как номера страниц, дата или название рабочей книги. Для примера вставим номер страницы.
4. Номера страницы будут добавлены в нижний колонтитул.
На этом наш урок окончен. Я постарался охватить много возможностей “Разметки страницы в Excel” думаю все просто и понятно. Если есть вопросы пишите комментарии, и я постараюсь на них ответить.
Чтобы быстро распечатать лист Excel, достаточно щелкнуть на кнопке Печать панели инструментов Стандартная . Однако результат этой операции, скорее всего, не удовлетворит вас. Он хорош для вывода черновиков, но совершенно не подходит для печати чистовых документов, которые должны быть хорошо оформлены и не терпят присутствия излишней информации. Поэтому перед окончательной печатью листов Excel нужно настроить масштаб и поля страниц, отсортировать данные таблиц, выделить диапазон печатаемых ячеек, указать способ расположения таблиц и диаграмм и выполнить некоторые другие операции.
В целом настройка параметров печати в Excel похожа на аналогичную операцию в Word. Но листы Excel имеют свою специфику. Удобно, чтобы табличные данные листа помещались на одной странице, поэтому требуется настройка масштаба печати. Широкие листы принято выводить в альбомной ориентации, а длинные таблицы - в портретной. Если в Word параметры страницы, как правило, назначаются сразу всему документу, то в Excel они настраиваются отдельно для каждого листа.
Давайте продолжим работу с файлом Электронная таблица.х1s и распечатаем некоторые из ее листов. В этом упражнении выполняется первый этап подготовки к печати - настройка ориентации страницы и масштаба выводимого листа.
1. Откройте файл Электронная таблица.xls.
2. Разверните лист Формулы, щелкнув на его корешке.
В таблице этого листа есть столбцы только для первых шести месяцев. Давайте расширим таблицу так, чтобы в ней разместились данные для всех 12 месяцев года. Это позволит научиться печатать широкие таблицы, не помещающиеся на лист целиком.
3. Выделите ячейки B1:G14 и нажатием клавиш Ctrl+C скопируйте их в буфер обмена.
4. Выберите команду Вставка > Скопированные ячейки , чтобы дублировать ячейки, выделенные на шаге 3.
5. В открывшемся окне диалога выберите положение переключателя Диапазон со сдвигом вправо , а затем щелкните на кнопке ОК . Ячейки, выделенные на шаге 3, будут дублированы с добавлением новых столбцов.
6. Теперь следует скорректировать заголовки столбцов. Для этого щелкните на ячейке В1 и протащите маркер нижнего левого угла рамки вправо, чтобы рамка охватила диапазон В1:М1. Excel автоматически сгенерирует последовательность названий месяцев.
7. В столбце G остались пустые ячейки. Чтобы заполнить их соответствующими формулами расчета прироста продаж, выделите группу F10:Fl4, скопируйте ее, щелкните на ячейке G10 правой кнопкой мыши и выберите команду Вставить. Тенерь лист будет выглядеть так, как показано на рис. 12.1.
Рис. 12.1. Обновленный лист Формулы
8. Выберите команду Файл > Параметры страницы .
9. Разверните в открывшемся окне диалога вкладку Страница , показанную на рис. 12.2.
Рис. 12.2. Настройка ориентации страницы и масштаба
10. Выберите положение переключателя Альбомная .
11. Чтобы увидеть предполагаемое размещение чисел на странице, щелкните на кнопке Просмотр . Если выбран стандартный размер бумаги формата А4, то окажется, что на страницу не влезают все столбцы (рис. 12.3).
Рис. 12.3. Таблица в масштабе 100 %
12. Нажмите клавишу Page Down и вы увидите, что ячейки крайнего правого столбца перенесены на вторую страницу. Это неудобно. Следует изменить масштаб, чтобы все столбцы таблицы по ширине вписывались в одну страницу.
Примечание В полученной таблице данные столбцов H-L повторяют числа столбцов B-G. Если хотите, измените величины в некоторых ячейках. В упражнениях этого занятия конкретные числовые значения ячеек несущественны.
13. Щелкните на кнопке Страница панели инструментов, чтобы вернуться в окно диалога Параметры страницы .
Раздел Масштаб этого окна диалога позволяет уменьшать или увеличивать печатаемые объекты. С помощью счетчика Установить можно выбрать любой масштаб, рассчитываемый в процентах от исходного размера страницы. (Не забудьте при этом выбрать соответствующее положение переключателя.) Можно поступить и по-другому. Excel умеет сам подгонять размер таблицы под площадь страницы.
Примечание Счетчики, расположенные в строке Разместить... , позволяют указать инструменту автоматического масштабирования, какое число страниц должна занимать таблица по ширине и высоте.
14. Выберите положение переключателя Разместить... и оставьте в обоих счетчиках, соответствующих этому положению, числа 1.
15. Щелкните на кнопке ОК . Теперь вся таблица помещается на одну страницу. Если вы снова щелкнете на кнопке Страница, то увидите в счетчике установить величину 96%. Это тот масштаб, который был выбран программой Excel для печати листа Формулы. При необходимости можете скорректировать его.
У Microsoft Excel есть одна особенность, связанная с печатью документов, которую стоит рассмотреть. Заключается она в особой настройке печатных полей документа. Как показывает моя практика, пользователи не очень любят изменять размеры полей документа перед выводом его на принтер. А между тем, настройка полей печати позволяет уместить на листе больше данных. Кроме того, если ваша таблица не влезает на лист А4, то, возможно, она поместиться на него, если уменьшить поля.
Материал данной статьи может вам пригодиться при необходимости уместить таблицу Excel на лист формата А4 .
Видеоурок по изменению полей печати листа Excel
Для каждого листа Эксель можно задать свой размер печатных полей. Как это делается, вы можете посмотреть в коротком видео.
Подведём итоги
Перед печатью документа Excel, установите поля печати отдельно для каждого листа, выводимого на принтер!
Изучив особенности Excel, неизвестные остальным, Вы всегда будете иметь преимущества при работе в программе!
Нередко случается так , что , отправляя документ формата Excel на печать , мы получаем на выходе неожиданный результат : либо таблица не вмещается в длину , либо в ширину разъезжается на несколько листов . Давайте разберемся , как правильно настроить печать листа Excel и как распечатывать только необходимую часть таблицы . Не забываем и про — вызов меню Печать листа Excel.
Параметры печати регулируются при помощи функции меню «Файл » — левая верхняя круглая кнопка. Находим слева пункт «Печать ». В левой части откроется окно , где будут отображены основные варианты настройки и вид документа , в котором он будет отправлен на распечатывание . Для того , чтобы отправить документ на принтер , нажимаем «Печать ».
выбрать область печати
Чтобы
указать
программе
, какую
часть
документа
мы
хотим
получить
в
распечатанном
виде
, рассмотрим
первичные
настройки печати
. Здесь три
варианта
:
— распечатать
всю
книгу
;
— распечатать
активные/выделенные
листы
;
— распечатать
выделенный
фрагмент/диапазон.
Если необходимо отправить на печать определенные листы Excel , кликаем мышкой по каждому нужному листу , одновременно зажимая Ctrl (так выбираем группу листо) , затем находим в меню «Напечатать активные листы » и нажимаем на кнопку «Печать ». Группу листов между двумя листам можно выделить зажав Shift.
Для распечатки определенного фрагмента листа выделяем нужные ячейки и выбираем в меню «Вывести на печать выделенный диапазон».
Как настроить ориентацию документа (альбомный или книжный формат)
В Excel можно выбирать между книжной и альбомной ориентацией в зависимости от того , сколько строк и столбцов мы планируем поместить на листе . При большом количестве строк больше подойдет книжный вариант , а если нужно вместить много столбцов , выбираем альбомный формат .
Заходим на ленте Разметка страницы — раздел Параметры страницы — Ориентация
Как правильно настроить поля печати
Существует
два
варианта настройки
полей
печати
:
— подобрать подходящий
размер
из
предложенных
вариантов
;
— произвести
настройку
вручную
, щелкнув
мышкой
по
клавише
«Показать
поля
», расположенной
внизу
окна
предварительного
просмотра
с
правой
стороны
; затем
разместить
появившиеся
поля
в
нужном
порядке
.
Печать листа Excel. Как установить масштаб?
С помощью масштабирования можно регулировать размер документа для оптимального использования печатного пространства . Если мы хотим вместить все данные рабочей области на одной бумажной странице , нужно выбрать вкладку «Вписать лист на одну страницу ». Тогда и строки , и столбцы таблицы будут помещены на одной странице . С помощью данной опции можно также размещать на одном печатном листе все строки либо все столбцы документа , чтобы поместить его в удобном для пользователя виде .
Масштаб можно устанавливать вручную . Это делается с помощью пункта «Параметры настраиваемого масштабирования ». Когда появится диалоговое окно с параметрами , выбираем во вкладке «Страница » опцию «Масштаб », где можно установить масштаб в процентах или число страниц по горизонтали и по вертикали , на которые нужно разместить все элементы печатаемой области .
Как распечатать примечания
Если возникает необходимость распечатать примечания , в настройках печати выбираем иконку «Параметры страницы ». Затем в окне находим вкладку «Лист », где выбираем «Печать ». Рядом с полем «Примечания » выйдет список из трех вариантов распечатки примечаний . Выбираем нужный и печатаем . Подробнее .
Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях: