Деловая переписка – примеры писем. Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Деловые письма составляются при общении с партнерами практически по любому поводу. Готовые примеры и правила составления таких документов можно найти в статье.

Деловое письмо можно определить как документ, который направляется от имени всей компании в адрес другой компании, ИП или частного лица (например, инвестора). По сути, любая корреспонденция компании – это деловые письма. Их назначение самое разное:

1. о сотрудничестве.
2. сотрудничества, ведении переговоров.
3. Напоминание о необходимости выполнения обязательств по договору.
4. Разъяснение своей позиции, ответ на ранее присланное письмо и многие другие.

Документ обычно составляется на фирменном бланке компании, допускается отправить его по обычной или электронной почте. Однако если партнер имеет особое значение, предпочтительно распечатать его на качественной, плотной бумаге и вручить лично или с курьером. По структуре письмо напоминает типичный деловой документ – схематично можно представить его таким образом.

На что обратить внимание при составлении

Конкретных правил и образцов таких писем не существует, поэтому их структура, объем и оформление во многом зависят от конкретного случая. Например, письмо-уведомление будет достаточно лаконичным (3-4 абзаца), а рекомендация сотрудника или деловое предложение могут занять не одну страницу.

Однако есть и несколько общих правил, на которые стоит обратить внимание при составлении бумаги:

1. Сам по себе документ не имеет какой-либо юридической силы, однако составляется по всем правилам оформления. Его структура, стиль изложения должны соответствовать общепринятым принципам современного документооборота.
2. Предложения строятся логично, в четкой последовательности. Витиеватые, сложные, эмоциональные и тем более просторечные обороты отсутствуют. Тональность нейтральная.
3. Изложение всегда ведется только от 1 лица – либо в единственном числе, если текст пишется непосредственно от руководителя, либо во множественном, если он составляется от имени всей компании.
4. Проговаривается конкретная цель составления и ожидаемые действия адресата (направить ответ, рассмотреть кандидатуру сотрудника, согласиться на переговоры, прислать документ и т.п.).
5. Бумага отражает не индивидуальные интересы руководителя или других сотрудников, а цели компании как коллектива. Если необходимо наладить личный контакт, целесообразно сделать это по-другому и не позиционировать себя как представителя компании.

ТОП 5 ошибок при написании

Ошибки можно разделить на 2 большие группы – одни связаны с письмом как с текстом (нарушение логики, лексики, прочих языковых норм), другие – с нарушением собственно делового этикета:

1. Орфографические, пунктуационные ошибки не допускаются – текст письма всегда нужно проверить хотя бы 1-2 раза перед отправкой.
2. Нарушение делового стиля изложения, наличие эмоциональных фраз, излишняя вежливость или, наоборот, строгость.
3. Негативная тональность – даже угрозы необходимо прописывать без лишних слов – например: «Оставляем за собой право обратиться в суд в 30-дневный срок со дня получения Вами настоящего письма».
4. Излишне большой или, наоборот, слишком маленький объем. Обычно весь текст можно уместить в 1-2 страницы. Однако это не значит, что до партнера не нужно доводить всю важную информацию. Объемные данные, схемы, бланки документов можно вынести в приложения.
5. Лишение собеседника права выбора. Например, не следует писать: «Просим рассмотреть и утвердить окончательный вариант договора».

Типичные фразы-шаблоны

Использование в тексте стандартных фраз, свойственных деловой речи – совершенно нормальное и даже желательное явление. Ниже приводится список наиболее распространенных клише, применяющихся в различных ситуациях.

Образцы 2019 года

Вот несколько готовых примеров писем, на которые можно ориентироваться при составлении своего варианта.

Запрос данных

Просьба

Коммерческое предложение

Гарантийное письмо

Претензия

Благодарность

Извинения

В последние десятилетия стало неотъемлемой частью в любой сфере бизнеса. Помимо оформления договоров, актов и приложений к ним, документоведы занимаются составлением разного рода обращений и писем. На законодательном уровне принципы их оформления и общий шаблон, естественно, не определены. В такой ситуации возникает вопрос «Как же правильно оформлять тот или иной юридически несильный, но деловой документ?». Ответ на него предельно прост и сводится к составлению подобных бумаг по общепринятым нормам в делопроизводстве.

Сегодня наш ресурс решил рассмотреть принципы составления официального письма и особенности данного документа. Информацию по резюмированной теме и шаблон самой бумаги можно найти ниже.

Официальное или – это один из базовых типов документов в сфере делопроизводства современного бизнеса. Он представляет собой универсальный способ передачи информации, реализуемый в максимально простом режиме, но с соблюдением всех правил и норм деловых отношений.

Естественно, изложенные сведения в официальных письмах не носят развлекательный характер. Подобные бумаги могут быть пригласительными, отчасти рекламными, информационными и другими, но ни в коем случае не развлекательными.

Отличий у официального письма от обычного множество. Главное из них – это предназначение. Если деловой документ всегда имеет точную цель отправки или передачи адресату, то обычные письма нередко используются для «общения ради общения». Помимо этого, деловые послания:

• не являются анонимными – они всегда имеют информацию об отправителе и получателе
• пишутся от имени конкретного лица или представленной им организации, объединения
• (при наличии печати у отправителя)
• составляются по общепринятым правилам в делопроизводстве
• не могут быть развлекательными, о чем было упомянуто ранее

Необязательное, но также распространенное отличие официального письма от обычного послания – это составление первого на фирменном бланке. Подобный подход придает обращению высший уровень солидности и в целом указывает на его деловой статус.

Пару слов о реквизитах и общем содержании документа

Официальные письма оформляются по разным причинам, вследствие чего содержание таковых естественным образом разнится. Несмотря на это, у деловых посланий не отнять общую структуру. Именно она определена в сфере делопроизводства истинной, не подлежит оспариванию и формирует базовые требования к соответствующим документам. К типовым реквизитам официального письма относятся:

• полное название компании-отправителя или ФИО конкретного гражданина
• сведения об , КПП, и ОКУД (для организаций)
• адрес и всевозможные контакты отправителя
• аналогичная информация об адресате
• непосредственно суть послания
• дата его составления
• и печать (для организаций)

Важно! Рассматриваемый сегодня тип деловых документов является одним из немногих, на которых не нужно указывать название. Отсутствие последнего ни в коем случае не ошибка, а соблюдение базовых норм делопроизводства.

Само письмо желательно оформлять на фирменных бланках, конечно, если его отправителем является некоторая компания. У госструктур подобные бланки имеют изображение герба, у коммерческих организаций – их эмблему.

1. Четко и понятно для адресата.
2. Без использования ненормативной лексики, не говоря уже об оскорблениях и матах.
3. Аккуратно, лаконично и грамотно.

В принципе, других требований к официальным письмам документоведы не предъявляют. Хватит соблюдения отмеченных норм, правил и общего содержания документа.

Скачать шаблон официального письма в организацию можно ниже:

Виды официальных писем

Официальное письмо – довольно-таки обширная группа деловых бумаг. К числу наиболее используемых из них следует отнести:

• , отражающие желание отправителя выполнить что-либо на благо адресата
• Письма-просьбы
• Запросы
• Приглашения на мероприятия
• Приглашения к сотрудничеству
• Бумаги, напоминающие о чем-либо получателю
• Коммерческие предложения
• Требования
• Инструкции
• Рекламные и информационные письма

По названию каждого типа официального письма можно понять его общее предназначение и цель отправки послания. Как показывает практика, передача разного рода обращений в деловой среде осуществляется по самым разным причинам и отмеченный выше список их видов далеко неокончательный.

Особенности оформления и передачи послания адресату

В завершении сегодняшней статьи обратим внимание на и передачи официальных писем в РФ. Первоочередно следует отметить главный нюанс успешных деловых отношений – это грамотный подход к их ведению. В случае с оформлением соответствующих документов речь идет об их:

• аккуратности
• полном соответствии нормам делопроизводства
• целенаправленности (отправленное кому-либо официальное письмо в виде спама существенно подорвет авторитет отправителя)

Помимо этого, желательно подойти к составлению послания крайне ответственно. Его текст должен быть грамотным, лаконичным и понятным. Использование сложных словесных конструкций и терминов нежелательно. Общий же тон обращения следует держать в рамках. Сдержанность приветствуется, а вот панибратство никогда.

Что касается передачи деловых писем, то здесь ограничений у отправителя нет. Доставить послание до адресата можно:

• по Интернету в электронном виде
• через почту
• посредством курьера или даже лично

Передача официальных писем – поле обширное. Выбрать удобный послания смогут все отправители.

На этом наиболее важные положения по теме настоящей статьи подошли к концу. Надеемся, представленная информация помогла всем читателям разобраться с сущностью официальных писем в РФ и правилах их оформления.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Гарантийное письмо об оплате (образец) для чего необходим документ, как правильно его составить, образцы написания гарантийного письма об оплате задолженности и выполнении работ

Что такое гарантийное письмо, как правильно его составить, образцы написания гарантийного письма. Гарантийное письмо представляет собой документ, который подтверждает намерения одной стороны выполнить определенные действия в пользу другой стороны или как пример, намерения придерживаться каких-либо условий по отношению к другой стороне. Грамотно написанное гарантийное письмо – залог Вашей уверенности в его исполнении.

(кликните, чтобы открыть)

Письмо-гарантия – что же это?

Гарантийное письмо об оплате (образец) — это в первую очередь документ, содержащий в себе гарантию реализации взятых на себя обязанностей одной стороной по отношению к другой. Такими обязательствами могут быть оказание каких-либо услуг, выполнение разного вида работ, оплата долга и так далее.

Самым распространённым видом гарантийного письма есть гарантийное письмо на оплату задолженности.

Правильно составленный документ – гарантия его выполнения

Для того, чтобы гарантийное письмо было составлено грамотно и корректно, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

• Соответствующий стиль написания – при написании письма нужно придерживаться делового стиля, ведь гарантийное письмо, в первую очередь, документ.
• Целесообразность и краткость – не стоит писать слишком много, будет достаточно кратко и лаконично изложить необходимое.
• Конкретика – исключите слова, несущие в себе неуверенность, стоит четко формулировать предложения, использовать такие слова, например, как гарантируем, обязуемся.
• Определенность и ясность – текст гарантийного письма должен быть понятный и простой.
• Недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки в письме.

В гарантийных письмах от имени юридического лица всегда должны быть нужные реквизиты и подпись руководителя.

Обязательные реквизиты для юридического лица:

• Наименование организации и его реквизиты
• Необходимые контактные данные
• Суть обращения в письме
• Дата подписания
• Печать организации, а также подпись ответственного лица

Реквизиты для физических лиц:

• Паспортные данные и адрес проживания
• Суть обращения в письме
• Подпись

Оформление документа

Так как законодательством нет четко предусмотренной формы для написания гарантийного письма на оплату задолженности, подтверждение выполнения услуг и работ, о приеме на работу и других видов этого письма – написать его довольно просто.

При написании гарантийного письма стоит учесть лишь то, что, если письмо составляется от имени , оно должно составляться на бланке юридического лица и содержать необходимые реквизиты. От физического лица гарантийное письмо может быть написанное в произвольной письменной форме.

Образцы написания документов-гарантий

Гарантийное письмо об оплате задолженности (документ оформляется обязательно на бланке организации, должен быть подписан главным бухгалтером, а также руководителем, должна быть проставлена фирменная печать).

Которые отправляют друг другу люди с хорошим почерком и массой свободного времени. Нужно тебе навести деловые мосты или мосты любви и дружбы - пиши письмо. Хочешь заинтересовать, отблагодарить, заинтриговать - пиши письмо. Только его нужно правильно написать, это ведь не приглашение побухать, а почти что документ.

Будь краток

Укажи цель своего официального письма в первом же абзаце, и не отклоняйся от темы. Старайся избегать излишне длинных и вычурных слов - письмо все-таки деловое. Будь максимально лаконичен и точен. Никто не любит, когда в официальных бумагах слишком много слов и мало конкретики. Потому что никто не любит тратить много времени на дела. Плюс, чем короче месседж, тем быстрее его прочтут и, следовательно, дадут ответ.

Предложения не должны содержать ненужных слов, абзацы - лишних предложений. По той же самой причине, по которой у машины нет лишних деталей, а у чертежа - лишних линий. Старайся делать предложения максимально короткими без обилия прилагательных и эпитетов. Не нужно слишком много подробностей, рассматривай предметы в общих чертах, но при этом суть должна быть ясна. Официальные письма нужны только для того, чтобы обозначить какой бы то ни было вопрос или задачу. Это не рапорт и не отчет - слишком уж углубляться не стоит.

Используй правильный тон

Деловое или официальное письмо должно быть написано тоном, который немного более формален, чем обычный язык. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Но, разумеется, послание должно соответствовать нормам этикета. Избегай сленга, жаргона, сокращений и двусмысленных слов. Ввиду того, что нужно избегать подробностей, такие слова могут быть восприняты неправильно. В общем, побольше глаголов и поменьше прилагательных. Будь вежлив и уважителен, даже если ты на что-то или кого-то жалуешься.

Используй простые слова: умные термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать.

Коррекция и еще раз коррекция

Многие недооценивают корректировку в принципе, а очень зря. После того, как ты написал официальное письмо, тщательно проверь грамматику и орфографию. Используй средства проверки орфографии на своем компьютере, а затем попробуй найти ошибки самостоятельно, ибо не все открывается взору искусственного интеллекта. При необходимости используйте словарь или тезаурус. Проверь правильность грамматики и пунктуации и убедитесь, что предложения логически завершены.

Если знания языка не хватает даже для того, чтобы написать слово «лох» без ошибок, то лучше отдать свое письмо на проверку кому-нибудь хоть сколько-нибудь грамотному. Дело в том, что если у адресата все хорошо с русским языком, то твои ошибки сильно испортят впечатление о содержании письма. Поэтому не торопись с отправкой. Это тот самый случай, когда чем тише едешь, тем дальше будешь.

Первое впечатление

Еще немного о первом впечатлении. Помимо грамматики, огромное значение имеет визуальный аспект. Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьезно, чем электронное. Учитывай это. Но если единственного способа доставить письмо, кроме как послать на мыло, не существует, то позаботься о визуальной части. Всегда заполняй поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если ты пишешь незнакомому лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуй – темы в духе «Ахтунг! Открой, или умрешь!» вызывают желание отправить в спам. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.

Ну а если ты напечатал письмо на бумаге, а не послал по почте, то позаботься о качестве бумаги. Не обязательно брать гербовую, достаточно взять качественную бумагу: хорошую и белую. И не забудь поставить свою подпись, иначе письмо превратится в размалеванную бумажку. И помни, не нежно экспериментировать со шрифтом, играться с выделением. Лучше разделяй текст на абзацы с интервалами между ними.

Основное содержание

Соблюдение стандартных конвенций хорошего письма и привлекательная презентация обеспечат твоим виршам то должное внимание и серьезное отношение, которых они заслуживают. Поэтому вот на что нужно обратить внимание.

В правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами. Телефонные номера и адреса электронной почты обычно здесь не пишутся, но они приемлемы.
Ты должен попытаться обратиться к официальному конкретному лицу, но если не знаешь его или ее имя, то попробуй написать просто должность.

В левом верхнем углу нужно написать:
— название (и сокращенное наименование);
— фактический и почтовый адреса;
— адрес электронной почты;
— контактные телефоны;
— адрес сайта.

Отступи место (если письмо печатное, то одну строку), и напиши приветствие. Если ты обращаешься к человеку впервые (или если между вами установлены сугубо официальные отношения), следует указать эту дистанцию. Например: «Уважаемый господин Иванов!». Если с человеком давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени и отчеству. Например: «Уважаемый Аскольд Петрович!». При коллективном обращении используй стандартную фразу «Уважаемые господа!». С этой же самой фразы можно начать, если не знаешь пол адресата (ну всякое бывает).
Кстати, если ты решил написать электронное письмо и при этом не знаком с адресатом – вкратце обрисуй, кто ты и как узнал о нем. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.

Сделай еще отступ и переходи непосредственно к сути. Начни со вступительной части (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель), затем переходи к содержательной (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций), и в конце - резюмирующая часть (краткое подведение итогов с четким обозначением того, чего ты ожидаешь от адресата).

Конец

Это конец письма, его завершающая часть. Здесь нужно употребить так называемую закрывающую фразу: «С уважением» или «Искренне ваш»; «С наилучшими пожеланиями»; «С надеждой на продолжение сотрудничества»; «Всегда рады оказать вам услугу» и т. д.
Все зависит от твоего вкуса и предпочтений, только и всего. Потом, как ты помнишь, нужно сделать еще один отступ, написать свою должность, сделать большой отступ, изобразить Ф.И.О. и расписаться.

← Вернуться