Кадровая служба (КС) организации – структурное объединение, выполняющее обязанности по контролю над персоналом. Первоначальная задача КС – обеспечение оптимизации процесса труда. Рассмотрим, как организована эта служба.
Уровень компетентности управления КС и пределы полномочий в процессе руководства предприятием можно разделить по типам:
- Полная подчиненность КС управленцу по администрированию (все координирующие схемы заключены в единой подсистеме).
- Прямое подчинение КС директору предприятия.
- Кадровая служба имеет статус второй ступени руководства после руководителя организации.
- В руководство предприятия включена КС.
Организационная схема кадровой службы зависит от многих факторов, например:
- Вид деятельности предприятия.
- Штатный объем фирмы.
- Уровень управленческого потенциала КС и пр.
Организационная структура отдела персонала
Организационная структура отдела персонала должна соответствовать установленным требованиям и возможностям:
- Возможность быстрого реагирования на изменения и дополнения, связанные с кадровым учетом.
- Оптимизация функций сотрудников с последующей передачей прямого контроля нижнему управленческому звену.
- Распределение и закрепление функциональных назначений внутри организации.
- Регулирование и обеспечение рационального количества работников, находящихся в подчинении у определенного управленца.
- Соблюдение прав, обязанностей (ответственности за их несоблюдение) работников предприятия.
- Четкое распределение организационных полномочий.
- Минимизация затрат, направленных на создание и функционирование управленческой структуры.
Это неполный список того, чем занимается отдел кадров. На разработку схемы организационной структуризации оказывают влияние несколько групп факторов:
- Особенности устройства и деятельности организации.
- Использование рабочих технологий и вид производства.
- Стиль корпоративной этики и персональные нюансы.
- Разработка или следование эффективным существующим схемам структурной организации.
На проектирование организационного устройства кадровой службы организации может влиять как один, так и сразу несколько факторов. За исходные данные берут показатели:
- Число ступеней руководства.
- Численность персонала.
- Тип управленческой структуры.
Структура отдела кадров объединяет два уровня управления – функциональный и линейный. Именно функциональный тип управления позволяет отобразить функциональное разделение между руководящим составом предприятия и подразделениями. Для построения функционального управления, закрепления технологической последовательности производства за каждым руководителем (или уполномоченным лицом) используют принцип матрицы.
Чем занимается отдел кадров
Должностные обязанности отдела кадров сформулированы в ТК РФ.
Основное внимание кадровой службы направлено на реализацию эффективного управления штатными ресурсами предприятия. Сюда относится:
- Усовершенствование отношений в рабочем процессе.
- Оценка профессионального соответствия при выборе соискателя на должность.
- Разработка и внедрение обучающих программ и социальных проектов для сотрудников фирмы.
- и пр.
Действия КС носят преимущественно аналитический характер при организации рабочего процесса. Подобная деятельность требует регулярных внутренних нововведений, обучения новых специалистов для последующей работы в КС организации, разработки программы обучения для приобретения профессиональных навыков в соответствии с современным течением.
Подобные действия обусловлены необходимостью качественного выполнения ряда функциональных задач кадровой службы:
- Установление квалификационного уровня в соответствии с текущими экономическими требованиями.
- Контроль увеличения затрат на обеспечение рабочего процесса.
- Формирование корпоративной политики с учетом установленного многонационального сочетания сотрудников, нанятых на отечественном рынке труда, и привлеченных иностранных специалистов.
- Отдел по подбору персонала занимается урегулированием рабочих отношений в соответствии с ТК РФ.
- Разработка и внедрение возможности обеспечения работы сотрудников, используя удаленный доступ к ресурсам организации.
Условно можно выделить два функциональных направления КС:
- Управленческий контроль трудовых отношений.
- Документальное фиксирование условий трудового соглашения.
Контроль трудовых отношений означает:
- Штатное планирование.
- Укомплектование персонала предприятия.
- занимаемой должности.
- Обучение и предоставление возможности профессионального роста работников организации.
- Использование системы поощрения и роста в социальной сфере.
- Обеспечение и соблюдение безопасных условий труда.
Условия трудового соглашения должны быть документально зафиксированы. Документы отдела кадров:
- Распоряжения, приказы.
- Заполнение установленных учетных информационных форм.
- Оформление и последующее ведение трудовой документации сотрудника.
- Формирование .
- Консультационные услуги.
- Расчет графика рабочего времени.
- Выдача документов, требующихся сотруднику для получения разного рода выплат (льготы, пособия, пр.).
Обширный функциональный ряд КС требует качественного подбора сотрудников на должности в отделе кадров.
Организация работы отдела кадров
Количество специалистов для КС обосновано рациональным разграничением и стабилизацией рабочего процесса каждого отдельного предприятия. Для этого используют «Квалификационный справочник», в котором обозначены должности:
- управленческий состав;
- специалисты;
- технические исполнители.
Каждой обозначенной должности соответствует характеристика, включающая обязательные предписания:
- круг обязанностей, возлагаемых в связи с занимаемой должностью;
- специальные знания;
- квалификационные требования.
Организация работы происходит в соответствии с уровнем сложности и объемом поставленных задач службы. Каждый работник должен обладать специализированными знаниями и навыками:
- Полное владение информацией об области, специфике ведения деятельности предприятия.
- Управленческие и лидерские качества.
- Обучаемость.
- Владение основами финансового формирования.
- Дипломатические навыки и пр.
Большинство кадровых служб организаций предоставляют следующие вакансии:
- Руководитель службы управления персоналом.
- Менеджер:
- по кадровой работе;
- социальным льготам;
- компенсации;
- Специалист:
- по работе с соискателями;
- по обучению;
- по трудоустройству;
- кадрового делопроизводства.
Наличие должностей определяется спецификой предприятия и функциональными задачами кадровой службы.